مدیریت وصول مطالبات چیست؟ راهکارها، مراحل و نرم‌افزار وصول مطالبات

یکی از خردمندانه‌ترین جملاتی که در حوزه مدیریت کسب‌وکار مطرح است، این است که شما در واقع فروشی نداشته‌اید تا زمانی که پول ناشی از فروش قبلی به دست شما برسد.

فروش خوب و زیاد مهم است، اما این زمانی مطلوب سازمان است که پول ناشی از فروش در زمان موعد پرداخت شود. یکی از مسائل مهم در تکمیل چرخه فرآیند فروش، بازگشت ریالی مبالغ فاکتورهای فروش است. اگر نتوانید این امر را به انجام رسانید، شما باید مقدار بیشتری کار کنید، محصول بیشتری بفروشید یا سود بالاتری داشته باشید تا بتوانید آسیب‌های ناشی از این مشکل یعنی عدم نقد شدن یا دیر نقدشدن مطالبات را پوشش دهید.

مدیریت وصول مطالبات چیست؟

مدیریت وصول مطالبات مجموعه‌ای از فرآیندهای سازمانی برای پیگیری، ثبت، کنترل و دریافت به‌موقع مطالبات از مشتریان است. هدف اصلی آن حفظ جریان نقدی، کاهش ریسک نکول و جلوگیری از ایجاد بدهی‌های معوق در سازمان است.

چرا مدیریت وصول مطالبات برای سازمان حیاتی است؟

مدیریت وصول مطالبات مستقیماً با سلامت مالی سازمان در ارتباط است. بسیاری از شرکت‌ها به دلیل ضعف در پیگیری مطالبات، با وجود فروش مناسب، دچار کمبود نقدینگی می‌شوند. جریان نقدی پایدار، امکان برنامه‌ریزی دقیق مالی، پرداخت به‌موقع تعهدات و سرمایه‌گذاری برای توسعه را فراهم می‌کند. عدم مدیریت صحیح مطالبات می‌تواند منجر به افزایش بدهی‌های معوق، کاهش سودآوری و حتی اختلال در عملیات روزمره سازمان شود.

• بهبود جریان نقدی (Cash Flow) و جلوگیری از قفل شدن سرمایه در حساب‌های دریافتنی
• افزایش سودآوری از طریق کاهش هزینه‌های ناشی از تأخیر در دریافت
• کاهش ریسک نکول مشتریان با پایش مستمر وضعیت بدهی‌ها
• جلوگیری از بحران نقدینگی و ورشکستگی در شرایط نوسان اقتصادی

مهم‌ترین راهکارهای مدیریت وصول مطالبات

هنگامی که یک سفارش در سازمان به‌وجود می‌آید، پیرو این سفارش تعهدات پرداختی نیز برای مشتری به‌وجود خواهد آمد، مدیریت کارآمد و اثربخش این پرداخت‌ها آن چیزی است که سیستم مدیریت وصول مطالبات به‌دنبال آن است.

عدم نقد شدن فاکتورهای فروش و حتی دیر نقدشدن مطالبات از مشتریان، روی سودآوری تاثیر منفی خواهد گذاشت و حتی ممکن است، مشکل بزرگ‌تر از این نیز شود و به ورشکسته‌شدن کسب‌وکار منجر شود. درست است که نمی‌توان از این مساله فرار کرد و گریزی از بدحسابی برخی مشتریان نیست و به هرحال بخشی از طبیعت کسب‌وکار است، اما اقداماتی هستند که شما می‌توانید با به‌کارگیری آن‌ها، خسارات ناشی از این مساله را کاهش دهید.

راهکارهای مدیریت وصول مطالبات باید ترکیبی از اقدامات پیشگیرانه، کنترلی و اصلاحی باشند. سازمان‌هایی که تنها در زمان بروز تأخیر اقدام می‌کنند، معمولاً با افزایش مطالبات معوق روبه‌رو می‌شوند. طراحی یک فرآیند سیستماتیک که از مرحله عقد قرارداد آغاز شود و تا تسویه کامل ادامه یابد، کلید موفقیت در این حوزه است. در این جا قصد داریم برخی از این اقدامات را بیان کنیم:

  حفظ و تقویت ارتباط با مشتری

ایجاد ارتباط مستمر با مشتری باعث می‌شود سازمان از وضعیت مالی، شرایط بازار و توان پرداخت مشتری آگاه باشد. ثبت تمامی تعاملات در سیستم CRM به مدیران کمک می‌کند تا قبل از تبدیل شدن بدهی به مطالبات معوق، اقدامات پیشگیرانه انجام دهند. ارتباط حرفه‌ای و داده‌محور معمولاً اثربخش‌تر از اقدامات حقوقی دیرهنگام خواهد بود. با استفاده از نرم‌افزار‌های ارتباط با مشتری، سعی می‌شود تا همواره یک نمای کامل و واقعی از ارتباط با مشتری وجود داشته باشد. حفظ و تقویت ارتباط با مشتریان از بسیاری بندهای قانونی کارگشاتر است. در سطح مدیریت ارشد، مدیران میانی و حتی کارشناسان و کارمندان، سعی کنید که روابط دوستانه‌ای با مشتریان خود داشته باشید. این رویکرد بسیار مفید، اثربخش و تاثیرگذار است.

  به‌کارگیری یک سیستم اثربخش وصول مطالبات

سیستم مدیریت وصول مطالبات زمانی اثربخش است که اطلاعات فروش، قراردادها، تعهدات پرداختی و سوابق دریافت‌ها به‌صورت یکپارچه ثبت شود. استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر CRM این امکان را فراهم می‌کند تا هشدارهای سررسید، گزارش‌های تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی به‌صورت لحظه‌ای در اختیار مدیران قرار گیرد.
یک سیستم اثربخش وصول مطالبات، می‌بایست برطرف‌کننده‌ی تمامی دغدغه‌های مدیران سازمان دراین حوزه باشد. از جمله ویژگی‌های چنین سیستمی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

- امکان هدف‌گذاری برای تیم‌های خدمات و یا سایر واحد‌ها، تیم‌ها و اشخاص سازمان بر اساس میزان دریافت‌های ریالی؛ به عبارت دیگر امکان هدف‌گذاری سیستماتیک بر اساس میزان دریافت‌های ریالی یکی از مزایای قابل توجه این راهکار است.

- پیش‌بینی و محاسبه نرخ ورودی‌های مالی سازمان از سمت مشتریان در بازه‌های زمانی مختلف و مقایسه آن با تعهدات؛ به سادگی می‌توانیم ورودی‌های مالی سازمان از سمت مشتریان در بازه‌های زمانی مختلف را محاسبه و پیش‌بینی نماییم. محاسبه تعهدات پرداختی مشتری با پرداخت‌های واقعی صورت گرفته از دیگر مزایای این نرم‌افزار است.

- برآورد و محاسبه مجموع دریافت‌های مالی از یک مشتری در یک بازه زمانی مشخص؛ مرحله دریافت به سازمان این امکان را می‌دهد که ورودی‌های سازمان را بر اساس یک برآورد زمانی پیش‌بینی نموده و آن‌ها را مدیریت نمایید.

- امکان مقایسه دریافت‌های تعهد شده با دریافت‌های واقعی

-مدیریت حالات بسیار متفاوت پرداخت‌های مشتری که ممکن است بر اساس توافقات بسیار متنوعی باشد و یا حتی خارج از تعهدات از پیش‌توافق شده صورت گیرد.

- امکان ثبت ضمانت نامه‌های مربوط به سفارشات و ...

  مدیریت ریسک و هزینه

مدیریت ریسک و هزینه در پروژه‌ها همواره از چالش‌های اساسی در مدیریت پروژه‌ها به شمار می‌رود. شناسایی ریسک‌ها و بررسی تأثیر آن‌ها در زمان و هزینه‌ی نهایی پروژه‌ها عامل مهمی در توجیه‌پذیر بودن یا نبودن اجرای پروژه‌ها می‌باشد. مدیریت ریسک سازمانی یک فرآیند مستمر با رویکردی جامع است که عدم قطعیت‌های موجود در تمامی سطوح سازمان را پوشش می‌دهد. این عدم قطعیت‌ها می‌توانند هم به صورت منفی و هم به صورت مثبت روی اهداف کلیدی سازمان اثرگذار باشند.

تحلیل ریسک اعتباری مشتریان پیش از انعقاد قرارداد، یکی از مهم‌ترین اقدامات پیشگیرانه در مدیریت وصول مطالبات است. تعیین سقف اعتبار، بررسی سوابق پرداخت گذشته و تعریف سیاست‌های اعتباری متناسب با هر مشتری، احتمال ایجاد بدهی‌های سنگین و غیرقابل وصول را کاهش می‌دهد.

هنگامی که قراردادی را تحلیل و امکان‌سنجی می‌کنید، حتما یک سیستم مدیریت ریسک را در مورد عقد قرارداد با آن مشتری پیاده‌سازی کنید. ریسک‌های احتمالی در حوزه مالی را شناسایی کرده و آن‌ها را ارزیابی کنید.

 پیش‌بینی بند یا ماده برای عدم پرداخت در موعد مقرر

یکی از مهم‌ترین اقداماتی که پیش از رویارویی با این مساله باید انجام دهید این است که هنگامی که قرارداد فروش محصول یا ارائه خدمات را با مشتری خود عقد می‌کنید، بندی را در قرارداد مندرج کنید که در صورت تاخیر در پرداخت، چه مکانیزمی فعال شده و حقوق شما استیفا می‌شود.

صدور سریع صورتحساب و جلوگیری از تأخیر داخلی

در داخل سازمان خود، صورت‌حساب را به سرعت صادر کنید.سیستم انبارداری، حسابداری فروش و بازرگانی شرکت، باید بلافاصله و همزمان با ارسال محصول و پس از حصول اطمینان از رسیدن کالا و تایید توسط مشتری، فاکتور را صادر کرده و تایید واحد دریافت مشتری را بگیرید.

فرآیند اصولی پیگیری مطالبات

اولین مسئول به مرجع تصمیم گیرنده داخلی یا مدیر مرتبط باید اطلاع‌رسانی کند و با نظر ایشان به مشتری، اطلاع‌رسانی مبنی بر عدم وصول طلب در موعد مقرر داده شود. ارسال یک کپی از چک به مشتری، اولین اقدام در شروع تعامل با مشتری می تواند باشد.

سیستم پیگیری وصول مطالبات و رویکرد مناسب برای حل این مساله شامل توجه، پیگیری و اقدام است. طبیعی است که باید این مساله را جدی گرفته و به صورت مستمر پیگیر آن باشید. توجه داشته باشید که یک رویه گام به گام و تدریجی، نسبت به هر گونه اقدام عجولانه پیشرفت بهتری به همراه خواهد داشت.

جمع‌بندی: چگونه فرآیند وصول مطالبات را بهینه کنیم؟

در نهایت، مدیریت وصول مطالبات بخشی جدایی‌ناپذیر از مدیریت مالی سازمان است. شرکت‌هایی که از ابزارهای هوشمند مانند نرم‌افزار CRM برای پایش مستمر حساب‌های دریافتنی استفاده می‌کنند، نه‌تنها ریسک تأخیر در پرداخت را کاهش می‌دهند، بلکه تصمیم‌گیری مالی دقیق‌تری نیز خواهند داشت. پیاده‌سازی فرآیندهای استاندارد، تحلیل داده‌های مالی و تعریف سیاست‌های اعتباری شفاف، مسیر رسیدن به جریان نقدی پایدار و رشد بلندمدت سازمان را هموار می‌کند.

لازم به ذکر است که مدیریت وصول مطالبات تنها یک فعالیت حسابداری نیست، بلکه یک استراتژی مالی برای حفظ سلامت نقدینگی سازمان است. شرکت‌هایی که فرآیند وصول مطالبات را به‌صورت سیستماتیک، مبتنی بر داده و با کمک نرم‌افزارهای CRM مدیریت می‌کنند، ریسک بدحسابی را کاهش داده و جریان نقدی پایدارتری ایجاد می‌نمایند. استفاده از ابزارهای هوشمند، پایش مستمر وضعیت بدهی‌ها و تعریف سیاست‌های اعتباری دقیق، کلید موفقیت در این حوزه است.