آشنایی با مدیریت هزینه

آن‌چه امروزه در رابطه با مؤسسات تجاری، انتفاعی و حتی غیرانتفاعی، بیش از هر چیز دیگری نمود پیدا کرده است، توجه به هزینه‌های متعدد سازمان یا به تعبیری دقیق‌تر، مدیریت هزینه است. زیرا در شرایط رقابتی امروز جهان، سازمان‌های مختلف جهت حفظ بقا و توان رقابتی خود باید نسبت به مقایسه هزینه‌ها‌ی خود با رقبای بالفعل و حتی بالقوه آگاهی داشته باشند و فعالانه در میدان رقابت در بُعد هزینه وارد عمل شوند.

علی‌رغم این‌که هر سازمانی بر اساس نگرش‌های سنتی و دیرینه خود، به مدیریت هزینه با هدف حفظ هزینه در پایین‌ترین سطح ممکن و بررسی نحوه کاهش آن می‌پردازد، اما به اعتقاد بسیاری از اندیشمندان مدیریت از جمله پورتر، آن‌چه ضامن نیل به این مقصود در کوتاه‌مدت (یعنی کاهش سطح هزینه‌ها) و بلندمدت (یعنی نیل به هزینه رقابتی) می‌شود، چیزی نیست مگر تحلیل راهبردی هزینه.

تحلیل راهبردی در مدیریت هزینه، گامی است فراتر از بررسی صِرف وضعیت موجود؛ بلکه فرایندی است مستمر و مؤثر برای مقایسه هزینه‌های درونی سازمان با سایر رقبا. به بیانی دیگر، تحلیل راهبردی هزینه، بر ارزیابی مستمر وضعیت سازمان در ارتباط با سایر رقبا تأکید دارد.

تعریف

مدیریت هزینه (Cost Management) در یک بیان ساده عبارت است از به‌کارگیری مطلوب و توأم با کارآیی منابع سازمان در جهت ارزش‌آفرینی برای مشتریان. این تعریف بر این نکته تأکید دارد که سودآوری و رشد بنگاه از طریق خلق ارزش برای مشتریان تحقق می‌یابد. منشا ثروت‌زایی بنگاه‌های اقتصادی و سازمان‌ها مشتریان می‌باشند و تنها مشتریان رضایت‌مند و خشنود وفادار می‌مانند و به‌صورت پایدار به ایجاد ثروت در سازمان‌ها ادامه می‌دهند.

رضایت‌مندی مشتریان نیز به آن بستگی دارد که ما تا چه میزان در مقایسه با رقبا، محصول و خدمات ارزش‌مند و دارای کیفیت را با قیمت مناسب و در زمان مناسب به آنان عرضه می‌کنیم. مدیریت هزینه مفهومی است که به میزان زیادی تحقق هدف فوق را برآورده می‌سازد. همچنین مدیریت هزینه فلسفه بهبود است زیرا می‌کوشد راه‌های مناسب برای تصمیم‌گیری‌هایی که متضمن ارزش‌آفرینی برای مشتریان، همراه با کاهش هزینه‌هاست را بیابد.

مدیریت هزینه بر این نگرش استوار است که هزینه‌ها به خودی خود ایجاد نمی‌شوند، بلکه تمام هزینه‌های تولید یا انجام خدمات محصول و نتیجه تصمیم‌گیری‌های مدیریت است که عمدتا معطوف به چگونگی استفاده از منابع محدود سازمان است. نگرش مدیریت هزینه نقش مهمی در جهت‌دادن تصمیمات مدیران به‌سوی ایجاد ارزش برای همه ذی‌نفع‌ها (سهام‌داران، مشتریان، کارکنان و جامعه) به عهده دارد و می‌کوشد بین منافع ذی‌نفع‌های مختلف، تلفیق مناسب و خلاقانه ایجاد کند.

اهداف مدیریت هزینه

سیستم مدیریت هزینه نوعی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل است که اهداف زیر را دنبال می‌کند:

1 – اندازه‌گیری بهای تمام شده منابعی که در راه انجام فعالیت‌های اصلی واحد اقتصادی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

2 - تشخیص و حذف اقلامی از هزینه که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند.

3 - تعیین کارایی و اثربخشی فعالیت‌های اصلی انجام شده در واحدهای اقتصادی.

4 - تشخیص و ارزیابی فعالیت‌های جدیدی که می‌تواند عملکرد آینده سازمان را بهبود بخشد.

در صورتی‌که بخواهیم مدیریت هزینه‌های سازمان خود را به طور مؤثر انجام دهیم، نیازمند راهکاری هستیم که هزینه‌ها را برحسب واقعیت موجود در سازمان، نوع و دسته‌بندی مشتریان و در نظر گرفتن استثناهای موجود در دنیای واقعی کسب‌وکار تعریف نماید. در این راستا راهکار مدیریت هزینه با ارائه راهکار استاندارد و قابل استفاده برای انواع سازمان‌ها می‌تواند در حوزه کسب‌وکارهای مختلف، چرخه هزینه از لحظه ثبت تا وضعیت پرداخت را مدیریت ‌نماید.

مزایای کاربرد راهکار مدیریت هزینه

-مدیریت چرخه ثبت هزینه‌ها؛ با راهکار مدیریت هزینه روال ثبت، نگه‌داری، چرخش، اطلاع‌رسانی و تأیید هزینه‌های سازمان به صورت دقیق قابل انجام خواهد بود.

-تأیید یا عدم تأیید هزینه‌ها به صورت خودکار؛ در صورتی که سیاست سازمان، تأیید خودکار یکسری از هزینه‌ها با مبلغ مشخص و تحت شرایط مشخص باشد، با راهکار مدیریت هزینه می‌توان فرایند تأیید یا عدم تأیید این هزینه‌ها را به صورت کاملا خودکار توسط سیستم انجام داد.

-گزارش گیری‌های مدیریتی؛ پس از ثبت و شکل‌گیری داده‌های مربوط به هزینه، راهکار مدیریت هزینه با ارائه گزارش‌های پیشرفته برحسب طبقه‌بندی هزینه‌ها (هر گونه طبقه‌بندی تعریف شده در سیستم مثل خوراک، ایاب ذهاب، اقلام مصرفی، اجاره‌بها و ...)، امکان تصمیم‌گیری صحیح و مؤثر را خواهد داد.

-اطلاع‌رسانی خودکار به مدیران و پرسنل هزینه‌کننده؛ به طوری‌که هر سازمان می‌تواند بر حسب سیاست‌های خود تعیین نماید تا در مراحل مختلف چرخه ثبت هزینه، اطلاع‌رسانی‌های مختلف به صورت ایمیل به هزینه کننده، مدیر مربوطه، یا فرد یا واحد خاص انجام پذیرد.

فلسفه و نگرش مدیریت هزینه، متشکل از مجموعه‌ای از ابزار و تکنیک‌هاست که می‌تواند به تجزیه‌ و تحلیل جامع تصمیمات مدیریت بپردازد و در هر مورد تصمیمات مدیریت را پشتیبانی کند. مجموعه ابزار و تکنیک‌های مدیریت هزینه که به پیشبرد اهداف و برنامه‌ها یاری می‌رساند، سیستم مدیریت هزینه نامیده می‌شود. در این‌جا به برخی از این تکنیک‌ها اشاره می‌کنیم:

•   هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت که ضمن آن فعالیت‌های ارزش‌زا و فعالیت‌های فاقد ارزش در سازمان شناخته می‌شود و برپایه اطلاعات به دست آمده نسبت به حذف فعالیت‌های فاقد ارزش‌زایی و یا تجدید مهندسی در جهت بهبود فعالیت‌ها و فرآیندها اقدام می‌شود.
•   هزینه‌یابی هدف که ضمن آن فرض بر این است که قیمت فروش محصولات ما توسط بازار تعیین می‌شود. سود مورد انتظار سرمایه‌گذار نیز قطعی و از پیش تعیین شده است. بنابراین سازمان باید بکوشد، قیمت تمام شده محصول از تفاضل قیمت فروش و سود مورد انتظار تجاوز نکند. در این بررسی کوشش می‌شود با مهندسی ارزش، هزینه‌ها را به گونه‌ای کاهش داد که کیفیت نیز پابرجا بماند.
•   هزینه یابی بهبود مستمر (kaizen) که ضمن آن هر ساله کاهش بهای تمام شده تولید هدف‌گذاری می‌شود و از مجموعه نیروهای سازمان خواسته می‌شود، ابتکارات و پیشنهادات خود را برای تحقق این هدف عرضه کنند و در جهت آن بکوشند.
•   تحلیل هزینه و منافع که به آن پرداخته شد و درنهایت، ترازسنجی و الگوبرداری (Benchmarking) که به مفهوم مقایسه دائمی بنگاه با رقبا و تلاش در جهت پیشرو بودن و تبدیل شدن به بهترین الگو در صنعت است.

نکته حائز اهمیت و قابل تأکید آن است که پیشبرد مفهوم و نگرش مدیریت هزینه (Cost Management) مستلزم برخورداری سازمان از سیستم‌های مناسب مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و هزینه‌یابی و حسابداری صنعتی مناسب است که متأسفانه اکثر شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی و همچنین دستگاه‌های دولتی ما از چنین سیستمی محروم هستند.

ترجمه و تدوین: محمد حمیدیان، اسماعیل توسلی

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه‌های مدیریت