در صورتی که بخواهیم مدیریت هزینههای سازمان خود را به طور مؤثر انجام دهیم، نیازمند راهکاری هستیم که این هزینه‌ها را بر حسب واقعیت موجود در سازمان، نوع و دستهبندی مشتریان و در نظر گرفتن استثناءهای موجود در دنیای واقعی کسب و کار تعریف نماید. راهکار مدیریت هزینه های سامانه های مدیریت با توجه ویژه به همین موضوع به صورت کاملا منعطف طراحی و تولید شده تا بر حسب کسب و کار و موقعیت هر سازمان بتوان ابتدا به تعریف انواع هزینه ها بر حسب زمان، مکان، نوع و شاخص‌های مهم این بخش اقدام نمود.
راهکار مدیریت هزینه ها
به دلیل نبود راهکارها و سیستم‌های مناسب جهت مدیریت هزینه های سازمان معمولا این حوزه از فعالیت‌های سازمان به صورت دستی و کاغذی ثبت، نگهداری و نظارت شده که علاوه بر تحمیل زمان و هزینه اضافی به سازمان، با دقت کم انجام پذیرفته و غیر قابل گزارش‌گیری خواهند بود.
راهکار مدیریت هزینه های سامانه‌های مدیریت با نگاه به ارائه راهکار استاندارد و قابل استفاده برای انواع سازمان‌ها در حوزه کسب‌وکارهای مختلف، چرخه هزینه از لحظه ثبت تا وضعیت پرداخت را مدیریت می‌نماید. در این راهکار با تمرکز بر دو بخش اصلی شامل تنظیمات چرخه مدیریت هزینه (Cost Management) سازمان شما که بر پایه تعاریف مختلف از انواع هزینه ها در سازمان شما بر حسب فواصل زمانی (به‌طور مثال 6 ماهه اول سال 98 یا فصل بهار 98 یا ...) و موقعیت جغرافیایی مختلفی که این هزینه ها در سازمان شما دارد قابل تعریف و ویرایش میباشد. این ویژگی به سازمان شما کمک می‌کند تا بر حسب نوسانات شرایط اقتصادی کشور یا ملاحظات خاص مدیریتی خود، بتوانید به صورت پویا و داینامیک استانداردهای هزینه سازمان خود را ثبت، ویرایش و مدیریت نمایید.
در بخش دوم راهکار تمرکز اصلی بر روی فعالیت‌های مربوط به چرخه ثبت هزینه ها در طبقه‌بندی‌های مختلف با وضعیت‌های پرداختی مختلف و خودکارسازی روال‌ها و فرآیندهای تأیید این هزینه ها در سازمان شماست. خروجی راهکار مدیریت هزینه های سامانه‌های مدیریت برای مدیران سازمان، داده‌های دقیق و شفاف از میزان، نوع و زمان هزینههای مختلف سازمان خود شامل هزینههای داخلی سازمان به تفکیک نوع و هزینههای مربوط به تک تک مشتریان بر حسب نوع و دسته‌بندی‌های مختلف خواهد بود تا مدیران سازمان با کمک این داده‌ها بتوانند با برنامه‌ریزی صحیح، اعمال کنترل مدیریت هزینه ها و تصمیم‌گیری عقلائی در جهت تحقق اهداف سازمان خود گام بردارند.
وجه تمایز نرم افزار مدیریت هزینه سامانه های مدیریت
-
مدیریت ثبت هزینه‌ها
نوع واگذاری هزینههای ثبت شده و فرآیند تأیید آن‌ها در این راهکار قابل انجام است.
-
خودکارسازی فرآیندهای اطلاع‌رسانی
اطلاع رسانی‌های خودکار به مدیران و پرسنلی که هزینه را ثبت نموده‌اند انجام خواهد شد.
مدیریت چرخه ثبت هزینه ها
با راهکار مدیریت هزینه های سامانه های مدیریت روال ثبت، نگهداری، چرخش، اطلاع رسانی و تأیید هزینههای سازمان به صورت دقیق و منطبق با نیاز سازمان شما قابل انجام خواهد بود. به طور مثال امکان ثبت نوع هزینه، تاریخ انجام هزینه، هزینه‌کننده، مبلغ هزینه و داشتن یا نداشتن فاکتور توسط کاربر. بررسی خودکار هزینه پس از ثبت توسط سیستم با در نظر گرفتن سیاست‌های سازمان به راحتی قابل انجام خواهد.
اطلاع رسانی‌ها خودکار به مدیران و پرسنل هزینه‌کننده
در راهکار مدیریت هزینه های سامانه های مدیریت، هر سازمان می‌تواند بر حسب سیاست‌های خود تعیین نماید تا در مراحل مختلف چرخه ثبت هزینه، اطلاع رسانی‌های مختلف به صورت ایمیل به هزینه‌کننده، مدیر مربوطه، یا فرد یا واحد خاص انجام پذیرد. به طور مثال پس از ثبت یک هزینه توسط پرسنل و تأیید یا عدم تأیید توسط مدیر مربوطه، این تغییر وضعیت صورت گرفته به صورت خودکار و در قالبی مشخص به پرسنل مربوطه از طریق ایمیل اطلاع‌رسانی شود.
تأیید یا عدم تأیید هزینه‌ها به صورت خودکار
در صورتی سیاست سازمان تأیید خودکار یک سری از هزینه‌ها با مبلغ مشخص و تحت شرایط مشخص باشد، با راهکار مدیریت هزینه های سامانه های مدیریت می‌توانیم فرایند تأیید یا عدم تأیید این هزینه‌ها را به صورت کاملا خودکار توسط سیستم انجام دهیم. برای مثال اگر در تنظیمات سیستم هزینه‌ای تحت عنوان ایاب ذهاب با تاکسی با مقدار هزینه مجاز 30 هزار تومان در تهران و عدم نیاز به فاکتور تعریف شده باشد، پس از ثبت هزینههایی با این عنوان در سیستم، به صورت خودکار تأیید شده و اطلاع‌رسانی‌های مربوطه نیز انجام خواهد گرفت.
گزارش گیری‌های مدیریتی
پس از ثبت و شکل‌گیری داده‌های مربوط به هزینه در سازمان، راهکار مدیریت هزینه های سامانه های مدیریت با ارائه گزارش‌های پیشرفته بر حسب طبقه‌بندی هزینه‌ها (هر گونه طبقه‌بندی تعریف شده در سیستم مثل خوراک، ایاب ذهاب، اقلام مصرفی، اجاره بها و...)، زمان و مکان هزینه یا هزینههای انجام شده بر حسب مشتریان سازمان، به مدیران سازمان امکان تصمیم‌گیری صحیح و مؤثر را خواهد داد.
