آشنایی با مدیریت هزینه: اهداف، مزایا و ابزارهای Cost Management
مدیریت هزینه یکی از مهمترین ارکان موفقیت سازمانها در شرایط رقابتی امروز است. در محیطی که حاشیه سود کاهش یافته و رقبا بهصورت مداوم در حال بهینهسازی ساختار مالی خود هستند، کنترل و تحلیل دقیق هزینهها میتواند مزیت رقابتی ایجاد کند. مدیریت هزینه تنها به معنای کاهش مخارج نیست؛ بلکه رویکردی راهبردی برای استفاده بهینه از منابع، افزایش بهرهوری و خلق ارزش برای مشتریان است.
علیرغم اینکه هر سازمانی بر اساس نگرشهای سنتی و دیرینه خود، به مدیریت هزینه با هدف حفظ هزینه در پایینترین سطح ممکن و بررسی نحوه کاهش آن میپردازد، اما به اعتقاد بسیاری از اندیشمندان مدیریت از جمله پورتر، آنچه ضامن نیل به این مقصود در کوتاهمدت (یعنی کاهش سطح هزینهها) و بلندمدت (یعنی نیل به هزینه رقابتی) میشود، چیزی نیست مگر تحلیل راهبردی هزینه.
تحلیل راهبردی در مدیریت هزینه، گامی است فراتر از بررسی صِرف وضعیت موجود؛ بلکه فرایندی است مستمر و مؤثر برای مقایسه هزینههای درونی سازمان با سایر رقبا. به بیانی دیگر، تحلیل راهبردی هزینه، بر ارزیابی مستمر وضعیت سازمان در ارتباط با سایر رقبا تأکید دارد.
مدیریت هزینه چیست؟
مدیریت هزینه (Cost Management) در یک بیان ساده عبارت است از بهکارگیری مطلوب و توأم با کارآیی منابع سازمان در جهت ارزشآفرینی برای مشتریان. این تعریف بر این نکته تأکید دارد که سودآوری و رشد بنگاه از طریق خلق ارزش برای مشتریان تحقق مییابد. منشا ثروتزایی بنگاههای اقتصادی و سازمانها مشتریان میباشند و تنها مشتریان رضایتمند و خشنود وفادار میمانند و بهصورت پایدار به ایجاد ثروت در سازمانها ادامه میدهند.
رضایتمندی مشتریان نیز به آن بستگی دارد که ما تا چه میزان در مقایسه با رقبا، محصول و خدمات ارزشمند و دارای کیفیت را با قیمت مناسب و در زمان مناسب به آنان عرضه میکنیم. مدیریت هزینه مفهومی است که به میزان زیادی تحقق هدف فوق را برآورده میسازد. همچنین مدیریت هزینه فلسفه بهبود است زیرا میکوشد راههای مناسب برای تصمیمگیریهایی که متضمن ارزشآفرینی برای مشتریان، همراه با کاهش هزینههاست را بیابد.
مدیریت هزینه بر این نگرش استوار است که هزینهها به خودی خود ایجاد نمیشوند، بلکه تمام هزینههای تولید یا انجام خدمات محصول و نتیجه تصمیمگیریهای مدیریت است که عمدتا معطوف به چگونگی استفاده از منابع محدود سازمان است. نگرش مدیریت هزینه نقش مهمی در جهتدادن تصمیمات مدیران بهسوی ایجاد ارزش برای همه ذینفعها (سهامداران، مشتریان، کارکنان و جامعه) به عهده دارد و میکوشد بین منافع ذینفعهای مختلف، تلفیق مناسب و خلاقانه ایجاد کند.
مقالات مرتبط: CRM هزینه نیست، سرمایهگذاری است
تفاوت مدیریت هزینه سنتی و مدیریت هزینه راهبردی
در رویکرد سنتی، مدیریت هزینه بیشتر بر کاهش مخارج و کنترل هزینههای جاری تمرکز دارد. در این نگرش، هدف اصلی پایین نگه داشتن هزینهها بدون توجه کافی به ارزشآفرینی و مزیت رقابتی است.
در مقابل، مدیریت هزینه راهبردی بر تحلیل زنجیره ارزش، بررسی ساختار هزینه در مقایسه با رقبا و ایجاد مزیت رقابتی پایدار تمرکز دارد. در این رویکرد، هزینه نه صرفاً بهعنوان یک عدد قابل کاهش، بلکه بهعنوان ابزاری برای بهبود موقعیت رقابتی سازمان دیده میشود.
مقالات مرتبط: هزینههای پنهان خدمات مشتریان ضعیف
اهداف مدیریت هزینه در سازمان
سیستم مدیریت هزینه نوعی سیستم برنامهریزی و کنترل است که اهداف زیر را دنبال میکند:
1 – اندازهگیری بهای تمام شده منابعی که در راه انجام فعالیتهای اصلی واحد اقتصادی مورد استفاده قرار میگیرد.
2 - تشخیص و حذف اقلامی از هزینه که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند.
3 - تعیین کارایی و اثربخشی فعالیتهای اصلی انجام شده در واحدهای اقتصادی.
4 - تشخیص و ارزیابی فعالیتهای جدیدی که میتواند عملکرد آینده سازمان را بهبود بخشد.
در صورتیکه بخواهیم مدیریت هزینههای سازمان خود را به طور مؤثر انجام دهیم، نیازمند راهکاری هستیم که هزینهها را برحسب واقعیت موجود در سازمان، نوع و دستهبندی مشتریان و در نظر گرفتن استثناهای موجود در دنیای واقعی کسبوکار تعریف نماید. در این راستا راهکار مدیریت هزینه با ارائه راهکار استاندارد و قابل استفاده برای انواع سازمانها میتواند در حوزه کسبوکارهای مختلف، چرخه هزینه از لحظه ثبت تا وضعیت پرداخت را مدیریت نماید.
مقالات مرتبط: مدیریت وصول مطالبات در سازمان
مزایای اجرای سیستم مدیریت هزینه
-مدیریت چرخه ثبت هزینهها؛ با راهکار مدیریت هزینه روال ثبت، نگهداری، چرخش، اطلاعرسانی و تأیید هزینههای سازمان به صورت دقیق قابل انجام خواهد بود.
-تأیید یا عدم تأیید هزینهها به صورت خودکار؛ در صورتی که سیاست سازمان، تأیید خودکار یکسری از هزینهها با مبلغ مشخص و تحت شرایط مشخص باشد، با راهکار مدیریت هزینه میتوان فرایند تأیید یا عدم تأیید این هزینهها را به صورت کاملا خودکار توسط سیستم انجام داد.
-گزارش گیریهای مدیریتی؛ پس از ثبت و شکلگیری دادههای مربوط به هزینه، راهکار مدیریت هزینه با ارائه گزارشهای پیشرفته برحسب طبقهبندی هزینهها (هر گونه طبقهبندی تعریف شده در سیستم مثل خوراک، ایاب ذهاب، اقلام مصرفی، اجارهبها و ...)، امکان تصمیمگیری صحیح و مؤثر را خواهد داد.
-اطلاعرسانی خودکار به مدیران و پرسنل هزینهکننده؛ به طوریکه هر سازمان میتواند بر حسب سیاستهای خود تعیین نماید تا در مراحل مختلف چرخه ثبت هزینه، اطلاعرسانیهای مختلف به صورت ایمیل به هزینه کننده، مدیر مربوطه، یا فرد یا واحد خاص انجام پذیرد.
ابزارها و تکنیکهای مدیریت هزینه
فلسفه و نگرش مدیریت هزینه، متشکل از مجموعهای از ابزار و تکنیکهاست که میتواند به تجزیه و تحلیل جامع تصمیمات مدیریت بپردازد و در هر مورد تصمیمات مدیریت را پشتیبانی کند. مجموعه ابزار و تکنیکهای مدیریت هزینه که به پیشبرد اهداف و برنامهها یاری میرساند، سیستم مدیریت هزینه نامیده میشود. در اینجا به برخی از این تکنیکها اشاره میکنیم:
هزینهیابی بر مبنای فعالیت که ضمن آن فعالیتهای ارزشزا و فعالیتهای فاقد ارزش در سازمان شناخته میشود و برپایه اطلاعات به دست آمده نسبت به حذف فعالیتهای فاقد ارزشزایی و یا تجدید مهندسی در جهت بهبود فعالیتها و فرآیندها اقدام میشود.
- هزینهیابی هدف که ضمن آن فرض بر این است که قیمت فروش محصولات ما توسط بازار تعیین میشود. سود مورد انتظار سرمایهگذار نیز قطعی و از پیش تعیین شده است. بنابراین سازمان باید بکوشد، قیمت تمام شده محصول از تفاضل قیمت فروش و سود مورد انتظار تجاوز نکند. در این بررسی کوشش میشود با مهندسی ارزش، هزینهها را به گونهای کاهش داد که کیفیت نیز پابرجا بماند.
- هزینه یابی بهبود مستمر (kaizen) که ضمن آن هر ساله کاهش بهای تمام شده تولید هدفگذاری میشود و از مجموعه نیروهای سازمان خواسته میشود، ابتکارات و پیشنهادات خود را برای تحقق این هدف عرضه کنند و در جهت آن بکوشند.
- تحلیل هزینه و منافع که به آن پرداخته شد و درنهایت، ترازسنجی و الگوبرداری (Benchmarking) که به مفهوم مقایسه دائمی بنگاه با رقبا و تلاش در جهت پیشرو بودن و تبدیل شدن به بهترین الگو در صنعت است.
نقش نرمافزار در مدیریت هزینه سازمان
در سازمانهای امروزی، اجرای مدیریت هزینه بدون بهرهگیری از یک سیستم نرمافزاری یکپارچه عملاً امکانپذیر نیست. نرمافزارهای مدیریت هزینه با ثبت دقیق هزینهها، طبقهبندی هوشمند مخارج، گردش تأییدات، کنترل سقفهای بودجه و ارائه گزارشهای تحلیلی، به مدیران کمک میکنند تصمیمهای مالی خود را بر اساس دادههای واقعی اتخاذ کنند.
یک راهکار نرمافزاری مبتنی بر CRM میتواند اطلاعات هزینهها را به مشتریان، پروژهها، واحدهای سازمانی و مراکز سود متصل کند و دیدی ۳۶۰ درجه نسبت به ساختار مالی سازمان ارائه دهد. این یکپارچگی باعث افزایش شفافیت، کاهش خطاهای انسانی و بهبود کنترلهای داخلی خواهد شد.
پیادهسازی مدیریت هزینه بدون یک راهکار نرمافزاری یکپارچه امکان کنترل دقیق چرخه ثبت، تأیید، گزارشگیری و تحلیل هزینهها را فراهم نمیکند. راهکار مدیریت هزینه سامانههای مدیریت با اتصال هزینهها به پروژهها، واحدهای سازمانی و مشتریان، امکان تصمیمگیری دادهمحور و کنترل مالی دقیق را در اختیار مدیران قرار میدهد.
مشاهده راهکار مدیریت هزینهجمعبندی: چرا مدیریت هزینه بدون سیستم یکپارچه موفق نمیشود؟
مدیریت هزینه زمانی بهصورت واقعی و اثربخش اجرا میشود که سازمان از زیرساختهای اطلاعاتی مناسب برخوردار باشد. بدون دسترسی به دادههای دقیق، طبقهبندی صحیح هزینهها و امکان تحلیل مستمر، تصمیمگیریهای مالی بیشتر مبتنی بر حدس و تجربه خواهد بود تا تحلیل دادهمحور.
برخورداری از یک سیستم یکپارچه شامل نرمافزار مدیریت هزینه، حسابداری صنعتی و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به سازمان کمک میکند جریان هزینهها را در ارتباط با مشتریان، پروژهها و فعالیتهای ارزشزا مشاهده کرده و تصمیمات راهبردی دقیقتری اتخاذ کند. در چنین ساختاری، مدیریت هزینه نهتنها ابزاری برای کاهش مخارج، بلکه ابزاری برای خلق مزیت رقابتی خواهد بود.
کاهش هزینه تنها بر کم کردن مخارج تمرکز دارد، در حالیکه مدیریت هزینه رویکردی راهبردی برای بهینهسازی منابع، حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده و افزایش سودآوری سازمان است.
با شناسایی هزینههای غیرضروری، بهبود فرآیندها، کنترل بودجه و تحلیل دادههای مالی، سازمان میتواند حاشیه سود خود را افزایش داده و مزیت رقابتی پایدارتری ایجاد کند.
در سازمانهای کوچک ممکن است کنترل دستی امکانپذیر باشد، اما در سازمانهای متوسط و بزرگ، بدون یک سیستم نرمافزاری یکپارچه، تحلیل دقیق هزینهها و کنترل چرخه تأیید عملاً دشوار خواهد بود.