‫6 نکته برای تضمین پیاده سازی CRM

پیاده سازی یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ممکن است کاری طاقت‌فرسا به نظربرسد و نیازمند تلاش و زمان فراوانی باشد در حالی‌که با تمام این اوصاف، گاهی انتظارات مورد نظر برآورده نمی‌شود. روش‌های مختلفی وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنید که وقت و تلاشی که برای پیاده‌سازی یک سیستم CRM گذاشته‌اید، مؤثر و ارزشمند است. برای آسانترکردن این کار می‌بایست هنگام انتخاب CRM اولیه دقت بیشتری کنید، از آماده‌سازی‌های صحیح اطمینان حاصل کنید، خود را به یک جدول زمانی سخت و محکم مقید نمائید، بین پیچیدگی و تخصصی کردن تعادل برقرار کنید، کارمندانتان را به اندازه کافی آموزش دهید و در نهایت اطلاعات سی آر ام را به‌درستی ذخیره کرده و از آن‌ها نسخه پشتیبان تهیه نمائید. در ادامه هر یک از موارد مذکور شرح داده می‌شود:

- انتخاب CRM

یکی از مهم‌ترین مراحلی که به پیاده سازی روان و کارآمد یک سیستم CRM جدید ارتباط دارد، انتخاب سیستمی است که با نیازهای شرکت تناسب داشته باشد. آیا سیستم CRM مقرون به صرفه است؟ دشواری حفظ و‌ نگه‌داری آن تا چه حد است؟ سیستم سی آر ام در مقایسه با دیگر سیستم‌ها تا چه حد سفارشی می‌شود؟

- آماده‌سازی مناسب

روش مهم دیگری که باعث می‌شود پیاده سازی یک سیستم CRM جدید بدون مشکل انجام شود، این است که خود را به اندازه کافی آماده کنید. این آماده‌سازی شامل تهیه یک جدول زمانی صحیح می‌باشد، مطمئن شوید که کارمندانی که باید این سیستم جدید را اجرا کنند به‌خوبی توجیه شده‌اند و سعی کنید بودجه واقع بینانه‌ای را برای خود تعیین کنید. اگر برنامه عملیاتی مشخص و واضحی برای خود نداشته باشید، بدون تردید شکست خواهید خورد.

- پایبند بودن به ایجاد یک برنامه زمانی سخت و محکم

ایجاد یک برنامه زمانی سخت و محکم و پایبند بودن به آن روش دیگری است که می‌تواند به شما اطمینان دهد که پیاده سازی یک سیستم CRM جدید با موفقیت همراه خواهد بود. توصیه می‌شود که سیستم خود را به‌طورکلی به چند فاز تقسیم کنید. اگر تمام فازها را خیلی سریع پیاده‌سازی نمایید ممکن است به‌راحتی با شکست روبرو شوید زیرا بقیه بخش‌های شرکت، زمان کافی برای منطبق کردن خود با سیستم جدیدرا ندارند. همچنین اگر سیستم را خیلی آهسته و کند پیاده‌سازی کنید نیز با شکست مواجه خواهید شد.

- تخصصی کردن در مقابل پیچیدگی

اطمینان حاصل کنید که سیستم CRM جدید برای کاربران آن بیش‌ازحد پیچیده نباشد. در عین حال سیستم CRM شما باید امکان سفارشی‌شدن داشته باشد تا با نیازهای مشتریان و کسب‌وکارتان هم‌خوانی داشته باشد. به یاد داشته باشید که هیچ‌گاه نباید امکاناتی را فدای امکانات دیگر کنید.

- کافی بودن آموزش کارمندان

توجیه کردن و آموزش صحیح کارمندان اهمیت فراوانی دارد. اگر برای کار با نرم افزار جدید، کارمندان کافی نداشته باشیم یا کارمندان برای کار با سیستم جدید آموزش صحیح ندیده باشند، هنگام راه‌اندازی سیستم سی آرام جدید با مشکلات فراوانی روبرو خواهیم شد.

- اطمینان از تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات

شاید مهم‌ترین مرحله در پیاده‌ سازی و راه‌اندازی سیستم جدید CRM این باشد که باید برای آن به‌اندازه کافی نسخه پشتیبان تهیه کرده باشید. برای این کار می‌توانید از هارد دیسک‌های جداگانه برای تمام نرم‌افزار، مشخصات دقیق سفارشی سازی و داده‌های مورد نیاز برای اجرای روان سیستم CRM جدید روی فلش درایوها یا هارد دیسک‌های اکسترنال استفاده کنید.

برای اجرای روان سیستم CRM جدید پیشنهادهای معدودی وجود دارد. پیشنهادهای ارائه شده شما را آماده می‌کنند تا اطلاعات جدیدی را دریافت کنید، همچنین کمک می‌کنند تا مطمئن شوید که این اطلاعات به شیوه‌ای صحیح و مؤثر استفاده می‌شوند. ممکن است هنگام پیاده سازی سیستم جدید سی آر ام مشکلات تازه‌ای به وجود بیایند و موجب نگرانی شما شوند، اما این روش‌ها به شما کمک خواهند کرد که خود را برای پیاده سازی و یکپارچه سازی سیستم CRM آماده کرده و کارمندان جدید را نیز با خود همراه سازید.

ترجمه و تدوین: محمد حمیدیان، اسماعیل توسلی

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه‌های مدیریت