داده‌های خود را به CRM بسپارید
اطلاعات نیز هم‌چون هر وسیله‌ای ممکن است غیرقابل استفاده باشد. هر پایگاه داده‌ای بعد از گذشت زمانی خاص، از میزان دقت آن کاسته شده و به ناچار غیرقابل استفاده خواهد شد. معمولا با گذشت زمان اگرچه به کندی ولی قطعا پایگاه داده غیرقابل استفاده شده، هزینه زمان و تلاش افراد افزایش یافته و فرصت‌ها از دست خواهد رفت.
برای این‌که داده‌ها و اطلاعات شما همواره مفید باشد، پایگاه داده شما لازم است تا به طور منظم مورد بررسی قرار گیرد و به‌دنبال حذف اشتباهات، داده‌های کپی‌شده و اطلاعات منسوخ‌شده باشد. در حالت ایده‌آل شما می‌توانید این کار را به عنوان بخشی از کارهای روزانه خود انجام دهید یا این‌که می‌توانید پایگاه داده خود را طبق برنامه زمانی مشخص، اسکن کرده و در فواصل مشخصی، بررسی نمائید. اما این‌که آیا شما این کار را به طور مستمر انجام می‌دهید یا به‌صورت برنامه‌ا‌‌ی خاص، به فهرست اسامی شما، آدرس، مخاطبین، تاریخچه مخاطبین بستگی داشته و لازم است در صورت حفظ سطح بالایی از بهره‌وری، پایگاه داده بررسی و در صورت لزوم در شرایط خاص اصلاح شود.
شاید ساده‌ترین راه جهت بررسی و اصلاح پایگاه داده در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، استفاده از کارکنان باشد. کارکنان می‌توانند به صورت دستی و در حین استفاده از این نرم افزار، داده‌ها را بررسی کرده و در صورت نیاز، تصحیح کنند. اگرچه این روش ساده‌ترین راه جهت بررسی و اصلاح پایگاه داده به نظر می‌رسد، ولی آن‌چنان محبوبیت خاصی ندارد. لذا بهتر است برنامه به‌روزرسانی روزانه را زمانی که کارکنان در بررسی و اصلاح داده‌ها و اطلاعات تمرکز دارند، زمان‌بندی نمائید. به یاد داشته باشید که به‌روزرسانی روزانه نسبت به به‌روزرسانی هفتگی یا ماهانه اولویت دارد، زیرا برای فراموشی داده‌های نادرست زمان کمتری اختصاص داده می‌شود.
شما می‌بایست داده‌ها و اطلاعات تکراری در نرم افزار سی آر ام خود را حذف کنید. وجود داده‌های تکراری منجر به کاهش عملکرد و بهره‌وری کارمندان خواهد شد و انگیزه آن‌ها را جهت اسنفاده از آن کاهش می‌دهد. حذف داده‌های تکراری می‌تواند توسط نرم افزار انجام شود. حتی برخی از نرم افزارهای CRM موجود از قبیل نرم افزارMicrosoft Dynamics CRM و ... قابلیت حذف داده‌های تکراری را دارند که می‌توانند پایگاه داده را برای موجودیت‌های مشابه یا کپی‌شده حهت ترکیب احتمالی اسکن کنند (البته از نرم‌افزارهای شخص ثالث نیز در این زمینه استفاده می‌شود). با این وجود پیشنهاد می‌کنیم که تا جایی که امکان دارد، داده‌های تکراری موجود خود را به جای حذف، ادغام (Merge) نمائید.
گام نهایی در این فرآیند، بررسی ساختار پایگاه داده در بررسی‌های منظم و اصلاح و تجدیدنظر در صورت نیاز است. یک مسئله مشترک، درخواست شخص فروشنده جهت وارد کردن اطلاعات زیاد در بسیاری از زمینه‌ها است. البته این امر زمانی‌که پایگاه داده در حال بارگذاری بود و اولین روزهای خود را پشت سر می‌گذاشت، به‌نظر می‌رسید ایده‌ی جالبی باشد ولی آیا واقعا فروشنده خود را توجیه کرده بود؟ در بسیاری از موارد خیر و آن به معنای کار اضافی برای نیروهای فروش محسوب می‌شود.
اطمینان از کارایی و اثربخشی داده‌ها و اطلاعات ورودی نرم افزار CRM بسیار اهمیت دارد. اداره امور سازمان‌ها به شکل مطلوب، مستلزم بررسی و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که گاهی با هم در تضاد و تفاوتند و با آهنگی متناسب با شرایط و وضعیت سازمان رشد و تغییر می‌کنند و در مواردی تحلیل آن‌ها را مشکل می‌نماید و این امر سرعت حرکت مدیریت را به سمت اثربخشی تصمیم، کند می‌کند. بررسی و اصلاح داده‌ها و اطلاعات، یکی از وظایف بسیار مهم در سازمان می‌باشد که نقش بسیار حیاتی را ایفا می‌کند.
ترجمه و تدوین: محمد حمیدیان، اسماعیل توسلی
منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه‌های مدیریت