‫5 روش‌ برای بهبود عملکرد نرم افزار Microsoft Dynamics CRM

در کسب وکار امروزی، کسب رضایت مشتری و تأمین خواسته‌های او، نقش حیاتی در اهداف سازمان دارد و به عبارتی کلید رشد کسب وکار، در به دست آوردن رضایت مشتری است. بنابراین در سازمان‌ها لزوم ایجاد واحد یکپارچه مرتبط با امور مشتریان ضروری است. ارزش واقعی یک سیستم CRM کمک به سازمان‌ها در تحقق اهداف استراتژی مرتبط با مشتری و بهبود ارتباط با مشتریان جهت سود بردن طرفین می‌باشد.

نرم افزار crm یک راهکار قدرتمند جهت مدیریت ارتباط با مشتری می‌باشد که برای واحدهای فروش، بازاریابی و خدمات‌رسانی مشتریان طراحی شده است. با بهینه‌سازی فرایندهای تجاری، پلتفرم تحلیلگر قدرتمند و یکپارچگی با Microsoft Outlook و محصولات دیگر مایکروسافت Microsoft Dynamics CRM 4.0 در افزایش بهبود فرایندهای تجاری کمک می‌کند.

چگونه Microsoft Dynamics CRM را تنظیم نماییم؟

تا پیش از این اغلب سازمان‌ها درسیستم CRM خود با برخی از مسائل همچون SQL Timeout، مصرف بالای Bandwidth و هنگ‌های متوالی در Outlook Client روبرو بودند. این مشکلات باعث شده بودند که مقبولیت سیستم در سازمان کاهش یافته، بهره‌وری را کاهش داده و روی فرایندهای کلیدی سازمان تأثیر بدی گذاشته بود. لذا مجموعه عملیاتی روی سرورها انجام گرفت که منجر به ارتقای عملکرد سرور Dynamics CRM شد، که در ادامه به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

1- بازسازی یا سازماندهی مجدد شاخص‌های SQL

در زمان نصب Microsoft CRM تعداد زیادی Jobهای سیستمی به منظور کمک به عملکرد روان پایگاه داده، برنامه‌ریزی و تنظیم می‌شوند که شامل بازسازی مجدد شاخص‌های جدا شده و اصلاح جداولی است که حاوی داده‌هایی‌ می‌باشند که دیگر مورد نیاز نیستند. این Jobها تا زمانی که اندازه فایل‌های داده به حدود 40 الی 50 گیگابایت برسند، عملکرد درستی بروز می‌دهند، ولی در صورتی‌ که اندازه فایل‌های داده از این حدود فراتر روند، منجر به عدم انجام این Jobها خواهد شد.

عدم عملکرد یا عملکرد ناقص هر کدام از Jobهای نگهداری سیستم منجر به رشد بسیار سریع اندازه SQL و جدا شدن بخش اعظمی از شاخص‌ها می‌شود. این مسئله می‌تواند منجر به عملکرد کند و در نهایت وقفه SQL شود. برای این موضوع شما می‌توانید از Maintenance Planهای مربوط به SQL Server استفاده نمایید.

2- حذف لاگ‌های مربوط به گردش‌های کاری تکمیل شده

مشابه قسمت قبل، در صورتی‌ که Maintenance Jobها به درستی انجام نشوند، در مورد گردش‌های کاری نیز با مشکل روبرو خواهیم شد. این مشکل در رشد سریع جداول‌ AsynOperationBase و PrincipalObjectAccess خود را نمایان خواهد کرد (در این‌ صورت این جدول‌ها بیش از ده‌ها میلیون رکورد خواهند داشت) برای جلوگیری از این مشکل می‌توانید گردش کارها را به‌گونه‌ای تنظیم نمایید که درصورت تکمیل و موفقیت‌آمیز بودن، لاگ مربوط به آن‌ها حذف شود. اگر این تنظیم روی گردش کار (Workflow) انجام نشود، می‌توان به کمک تنظیماتی پس از گذشت زمانی معین آن‌ها را حذف نمود.

3- جلوگیری از به اشتراک گذاری زیاد رکوردهای جدول POA

در صورتی‌ که تعداد به اشتراک‌گذاری رکوردها در طول زمان از حد معینی بیشتر شود، با افزایش اندازه جدول POA منجر به کندی شدید سیستم خواهد شد. از آنجایی که در هر عملیاتی در سیستم این جدول بررسی می‌شود، بنابراین بایستی از افزایش تعداد رکوردهای آن جلوگیری نمود.

4- فعال‌ کردن فشرده‌سازی و SSL

وجود فضای جذابی مانند Outlook Client در کنار سایر ویژگی‌های CRM، باعث استفاده وسیع آن در سازمان‌ها می‌شود. Outlook Client می‌تواند یک رابط کاربری صمیمانه برای تعامل با مشتریان فراهم کند. همین افزونه جذاب در صورتی‌ که به درستی تنظیم نشود، باعث کندی بسیار در شبکه داخلی خواهد شد. به دلیل همگام‌سازی مستمر و ارسال و دریافت زیاد اطلاعات، لازم است تا در نحوه فشرده‌سازی در سرور تغییری اعمال شود. در صورتی ‌که فشرده‌سازی و استفاده از SSL در سرورهای CRM استفاده شوند، بهبود 88 درصدی در عملکرد را در پی خواهند داشت.

5- تعریف فیلترهای همگام‌سازی

به طور پیش فرض، فیلترهای Outlook Client برای همگام‌سازی تمامی اطلاعات اشخاص و فعالیت‌های کاربر تنظیم می‌شوند. این تنظیمات برای بسیاری از مشتریان به خوبی کار می‌کند اما در موارد بسیار، منجر به محدود کردن دامنه هماهنگ‌سازی بیشتر می‌شود. لذا نیاز به برنامه‌های از پیش تعیین شده فیلتر همگام‌سازی اطلاعات اشخاص، امری لازم است. اصلاح این فیلتر به طور پیش فرض به کاربران اجازه می‌دهد تا هماهنگ‌سازی را به طور انتخابی تنظیم کنند به منظور این که آن‌ها به طور تصادفی صدها رکورد جدید از Outlook دریافت کنند. به طور پیش فرض فیلترهای کاربران در جداول SQL ذخیره می‌شوند و قابلیت مدیریت آن‌ها وجود دارد.

ترجمه و تدوین: محمد حمیدیان، اسماعیل توسلی

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه‌های مدیریت