همه چیز درباره نرم افزار CRM

همه چیز درباره نرم افزار CRM

عادل پورقنبر - 1399/07/16

نرم افزار CRM- ماژول فروش 

امروزه مشتری در کانون توجهات بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها قرار دارد. افزایش تنوع محصولات و خدمات، رقابتی شدن محیط کسب و کارها، تعدد رقبا، تنوع خواسته‌های مشتریان، حرکت به سمت سفارشی‌سازی انبوه به جای تولید انبوه و عواملی از این دست، باعث شده است تا توجه به مشتری و درک نیازهای او بیش از گذشته جزو دغدغه‌های صاحبان کسب و کارها باشد.

با توجه به اینکه در نرم افزار CRM شاهد یک دید 360 درجه از مشتریان هستیم، لذا پیاده‌سازی درست آن می‌تواند سازمان‌ها را در جهت رفع نیازمندی مشتریانشان یاری رساند.

نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)، به کسب‌وکارها کمک خواهد کرد تا تعاملات خود با مشتریان را در سه بخش اصلی CRM یعنی بازاریابی، فروش و خدمات، ثبت و پیگیری نمایند. در نرم افزار CRM می‌توان تعاملات بین کسب و کارها، مشتریان بالقوه و مشتریان موجود را ثبت نمود.

در اغلب موارد، نرم افزار CRM به صورت مستقل از سیستم‌های دیگر سازمانی مانند نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، نرم افزارهای مالی و حسابداری، نرم افزار انبارداری، نرم افزارهای تخصصی صنایع و ... پیاده‌سازی می‌شود با این تفاوت که امکان یکپارچگی با این قبیل نرم افزارها وجود خواهد داشت، به طوری که جهت تسهیل فرآیندها و هماهنگی واحدهای مختلف، طی یک تعامل دوطرفه با هم در ارتباط بوده و داده‌های مورد نظر بین آن‌ها رد و بدل می‌شود.

درباره نرم افزار CRM بیشتر بدانید

این نکته واضح است که سازمان‌ها و شرکت‌ها در تلاشند تا با ایجاد ارتباط بهتر با مشتریان و ذی‌نفعان خود، رابطه بلندمدتی را با آنان برقرار نموده و رضایتمندی آنان را فراهم آورند. راهکاری که به اجرایی شدن این نوع نگرش کمک خواهد کرد، استفاده از سامانه CRM است. در این مطلب سعی می‌شود تا با بررسی مفاهیم پیرامون سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان از جنبه‌های مختلف، به خوانندگان برای تصمیم‌گیری کمک شود.

مدیریت همه تعاملات مشتری با سازمان کار آسانی نخواهد بود و این مسأله زمانی پیچیده‌تر خواهد شد که واحدهای مختلف سازمان با مشتریان تعامل داشته باشند.

تقویت روابط با مشتریان موجب وفاداری بیشتر آنان به برند می‌شود که این مسأله ارزش بالایی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها ایجاد خواهد کرد.

CRM چیست؟

CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management به معنی مدیریت ارتباط با مشتری است. وقتی در مورد "مدیریت ارتباط با مشتری" (CRM) صحبت می‌کنیم، لازم است تا دورنمای سازمان و چگونگی روابط کسب و کار با مشتریان خود را در نظر داشته باشیم، که می‌تواند در استراتژی‌های کسب و کار، فرآیند یا ابزارهای نرم افزاری نمود پیدا کند.

استراتژی CRM

استراتژی نرم افزار CRM

برخورداری از استراتژی درست CRM یکی از پایه‌ای‌ترین مواردی است که قبل از انتخاب نرم افزار CRM باید بر روی آن تمرکز داشت. در این استراتژی، مدیریت روابط با مشتریان، تیم فروش، فرآیندهای بازاریابی و خدمات و ... مورد توجه قرار خواهند گرفت. فلسفه نهفته در پشت این استراتژی آن است که مشتری، محور همه چیز است و مشتری‌محوری کلید موفقیت سازمان‌هاست. الگویی که می‌تواند در فرهنگ سازمانی نیز تجلی یابد.

فرآیند CRM

در این بخش استراتژی آماده شده را به جریان خواهید انداخت و پایه‌های عملیاتی‌سازی آن را فراهم خواهید کرد. فرآیندها باید با آموزش مستمر و بازخوردهای متوالی از پرسنل و مشتریان شرکت همراه باشند و از به‌روز بودن آن‌ها اطمینان حاصل شود.

نرم افزار CRM چیست؟

نرم افزار CRM به عنوان یک ابزار بسیار مهم، امکان عملیاتی‌سازی استراتژی‌های تدوین شده و فرآیندهای ترسیم شده را فراهم ساخته و نقش مؤثری را در تحقق اهداف رقابتی سازمان‌ها ایفا می‌نماید.

جمله مشهوری وجود دارد که می‌گوید مشتری پادشاه است و داده‌ها قدرت زیادی دارند. بنابراین جمع‌آوری داده‌های مشتریان و هوشمندسازی ارتباط سازمان‌ها با مشتریانشان از طریق نرم افزار CRM به عنوان یک ابزار، به تیم‌های بازاریابی، فروش و خدمات کمک خواهد کرد تا ضمن سازماندهی آنان، بتوانند در زمان مناسب ارتباط بهتری با مشتریان برقرار نموده و ضمن افزایش سطح رضایت آن‌ها، وفادارسازی آن‌ها را نیز تسهیل نمایند.

نرم افزار CRM تمام داده‌های مشتریان را در یک پایگاه داده متمرکز گردآوری کرده و باعث می‌شود تا دید جامعی از آنان شکل گیرد. سازمان‌ها از سیستم‌های CRM استفاده می‌كنند تا اطمینان حاصل نمایند كه داده‌های تماس و تعامل آنان با مشتریان (و بالعکس) در هر زمانی به آسانی قابل یافتن، طبقه‌بندی و اصلاح هستند. ذی‌نفعان می‌توانند به صورت سلسله مراتبی در یک شرکت یا سازمان واحد ذخیره شوند و به تیم‌های فروش نمای کلی از نحوه تعامل با کلیه کارمندان مربوط به یک مشتری را ارائه دهند.

اکثر راهکارهای CRM، اطلاعات مهم ارتباط با مشتری مانند موارد زیر را در فرم‌های خود ذخیره می‌کنند:

نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل، نام شرکت، عنوان شغلی، شماره تماس و حساب‌های رسانه‌های اجتماعی.

CRM همچنین امکاناتی را برای پیگیری هرگونه تعامل با یک مخاطب، از جمله تماس تلفنی، پیامک، فکس، شبکه‌های اجتماعی، اپلیکیشن موبایل، ایمیل یا جلسات حضوری ارائه می‌دهد. با توجه به سطح دسترسی و وظایف محول شده به هر یک از پرسنل شرکت، آن‌ها می‌توانند پیگیری‌های مربوط به فرصت‌های فروش (Opportunity)، رفع موردهای خدماتی مشتریان (case) و پیگیری‌های خود را داشته باشند. این نمای کامل از تعامل شرکت با مشتری تضمین خواهد کرد که هر کسی در شرکت می‌تواند از آخرین وضعیت کارهای انجام شده برای مشتری اطلاع یابد.

مزایای CRM

پذیرش استراتژی‌های سی آر ام به همراه پیاده‌سازی ابزار مناسب با آن، مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:

•    سازماندهی و مدیریت مؤثر اشخاص و حساب‌های کاربری

•    ایجاد دید 360 درجه از تعاملات مشتری در تمام دپارتمان‌ها و بخش‌های سازمان، افزایش تعاملات و رضایت مشتری، بهبود تجربه مشتری (CX) و ایجاد زیرساختی برای مدیریت آن

•    بهبود روابط و تجربه مشتری با دسترسی آسان به کلیه اطلاعات مربوط به مشتری برای ارائه پشتیبانی فراتر از انتظار

•    ارتقا سطح رضایت مشتری و افزایش درآمد سازمان از طریق خرید مجدد و توصیه به دیگران 

•    شناسایی بهتر و دقیق‌تر فرصت‌های فروش و به تبع آن، افزایش سفارشات سازمان به دلیل استفاده از ابزار مناسب و فرآیندهای بهینه شده

•    مدیریت بهتر پرسنل واحد فروش از طریق گزارش‌های دریافتی از نحوه عملکرد آنان در نرم افزار CRM

•    پیگیری برنامه‌های بازاریابی با بهینه‌سازی کمپین‌های اجرا شده و محاسبه نرخ بازگشت سرمایه در سامانه CRM

•    دریافت بازخوردهای مشتریان با استفاده از سیستم‌های نظرسنجی و شنیدن صدای مشتری جهت محصولات و خدمات ارائه شده به ذی‌نفعان

‌•    قابلیت استفاده از سیستم‌های مبتنی بر ابر (cloud) جهت کاهش نیاز به پشتیبانی و تهیه زیرساخت‌های سخت افزاری با هدف کاهش هزینه‌ها

•    تجزیه و تحلیل عملکرد واحدهای پیشران سازمان با بهره‌گیری از داشبوردهای مدیریتی

 

نرم افزار CRM برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

 

ابزارهای CRM جهت نیاز به پیگیری مشتریان و برآورده کردن خواسته‌ها و درخواست‌های آنان مورد استفاده قرار می‌گیرد تا در طی فرآیندهای بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش به کمک شرکت‌ها (عموما شرکت‌های B2B) بیاید. با این حال، اساسا هر شرکتی مادامی که مشتریانی برای مدیریت روابط با آن‌ها داشته باشد می‌تواند از نرم افزار CRM بهره ببرد. سیستم‌های نرم افزاری CRM برای کسب و کارهای زیر در اولویت قرار دارد:

الف)    کسب و کارهایی که با مشتریان زیادی سروکار دارند و نیازمند پیگیری تعاملات و اطلاعات مرتبط با مشتریانشان هستند.

ب)    کسب و کارهایی که واحدهای مختلف سازمانشان با مشتری سروکار دارند و تعاملات با مشتریان، نیازمند پیگیری و رصد از طریق دپارتمان‌ها و تیم‌های مختلف سازمان با نقش‌های متفاوت و به صورت یکپارچه است.

ج)    کسب و کارهایی که نیازمند مدیریت سازمان فروش خود هستند و نیاز به ارائه تصویری کامل از فرآیند فروش جهت مدیریت عملکرد کارکنان و اهداف خود دارند.

د)    کسب و کارهایی که رضایت مشتریان نقش مهمی در موفقیت آن‌ها دارد.

ه)    کسب و کارهایی که فرصت‌های فروش از دست رفته‌ای دارند و نیاز به توسعه فروش از محل جذب مشتری بیشتر، فروش و فروش مجدد دارند.

و)    کسب و کارهای که برای ارائه خدمات مناسب به مشتریانشان نیازمند تعامل مؤثر با اوست.

ز)    کسب و کارهایی که مشتری پس از فروش نیز برای ارائه انواع خدمات پس از فروش به آن‌ها وابسته است.

ح)    کسب و کارهایی که در صنایع و بازارهای رقابتی فعالند.

در ادامه به بررسی بخش‌های اصلی نرم افزار CRM یعنی بازاریابی، فروش و خدمات می‌پردازیم.

بخش بازاریابی

مهم‌ترین عامل جهت بهره‌گیری از نرم افزار CRM در تیم‌های بازاریابی شرکت‌ها، اجرای کمپین‌ها مطابق برنامه‌ریزی‌های انجام شده و دریافت اطلاعات مربوط به بازخوردهای هر کمپین و درج آن در سامانه CRM شرکت است. بدین ترتیب که بتوان نرخ بازگشت (ROI) کمپین مربوطه را محاسبه نموده و برای دفعات بعد برنامه‌ریزی بهتری برای آن داشت.

تیم‌های موفق بازاریابی از این طریق دائما در حال بهبود برنامه‌های بازاریابی و کمپین‌های خود هستند و ارتباط تنگاتنگی با تیم‌های فروش برای اطلاع از بازخوردهای کمپین‌ها دارند. از طرف دیگر، فرآیندهای اطلاع‌رسانی در بازاریابی از جمله دعوت نامه‌ها، همایش‌ها، تخفیفات، جشنواره‌ها و ... از طریق سامانه CRM قابل انجام و پیگیری است.

بخش فروش

CRM به طور سنتی ابزاری برای تسهیل فرآیند فروش است و اطلاعات و آگاهی‌های لازم را در طی فرآیند فروش به مدیریت و واحد فروش ارائه می‌دهد. نمای همه جانبه (دید 360 درجه) از مشتری به تیم‌های فروش کمک می‌کند تا تصمیمات دقیق‌تری را اتخاذ نمایند. این ابزارها کارایی و اثربخشی سازمانی را برای پیگیری اطلاعات مربوط به مشتری افزایش داده و به پرسنل فروش این امکان را می‌دهد تا روی کارهای خود، به بهترین وجه تمرکز کنند.

پرسنل فروش تعاملات خود با مشتریان را در قالب یادداشت‌ها یا مکالمات انجام شده در سامانه CRM ثبت و ضبط می‌کنند تا برای دفعات بعد که قصد رجوع به این اطلاعات را دارند، راحت‌تر به تاریخچه قبلی دسترسی داشته باشند. استفاده از امکاناتی همچون یادآوری زمان‌های پرداخت یا موعد پشتیبانی محصولات، کمک زیادی به افزایش سرعت و عملکرد آن‌ها خواهد کرد.

از طرفی مدیران فروش و مدیران بالادستی، با مشاهده سوابق قبلی و گزارشات عملکردی، اهداف پیش‌بینی شده را رصد می‌کنند که در نتیجه می‌توان مسیر طی شده را جهت‌دهی کرده تا به اهداف از قبل برنامه‌ریزی شده دست یابند.

بخش خدمات

ارائه خدمات پشتیبانی مناسب و در زمان درست، جزء جدایی‌ناپذیر تعهدات شرکت‌ها برای محصولات یا خدمات ارائه شده است، از این رو، تسهیل فرآیند خدمت‌رسانی به مشتریان اهمیت زیادی خواهد داشت. ارائه خدمات از کانال‌های ترجیحی مشتریان و کوتاه کردن فرآیند ارائه خدمت، یکی از دغدغه‌های مهم مدیران اجرایی محسوب می‌شود. پیگیری موردهای خدماتی مشتریان، پاسخگویی به سؤالات و ابهامات آنان، ایجاد پایگاه دانش و برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان از جمله موضوعاتی است که در بخش خدمات CRM مورد توجه قرار می‌گیرد.

نرم افزار CRM

CRM برای کسب‌وکارها با اندازه‌های مختلف

کسب و کارهای مختلف، نیازهای متفاوتی دارند. در اینجا سه سطح اصلی شرکت‌ها از لحاظ اندازه (کوچک، متوسط و بزرگ) به همراه نیازهای آن‌ها در حوزه CRM ذکر شده است.

CRM شرکت‌های کوچک

عموما بدین شکل است که نرم افزار CRM مناسب شرکت‌های کوچک و تازه تأسیس، نرم افزاری است که به راحتی قابل یادگیری بوده و طیف در دسترسی از ویژگی‌ها را پوشش بدهد. به دلیل اینکه فرآیندهای خاصی در سیستم پیاده‌سازی نمی‌شود بهتر است تا این نوع نرم افزارها امکانات پایه‌ای و اولیه لازم را در خود داشته باشند.

CRM شرکت‌های متوسط

در مورد کسب و کارهای متوسط به دلیل اینکه بعضا در دوره گذار هستند و از طرفی فرآیندهای قبلی خود را اجرا می‌کنند، ممکن است آمادگی و پذیرش لازم برای حرکت به سمت سیستم‌های سازمانی را نداشته باشند. این کار به طور بالقوه، آزادسازی پتانسیل‌های سازمانی را برای توسعه استراتژی CRM با مانع روبه‌رو می‌کند. قابلیت سفارشی‌سازی و انعطاف‌پذیری از مهم‌ترین ویژگی‌های CRM برای کسب و کارهای متوسط است.

CRM شرکت‌های بزرگ

چندین نرم افزار CRM متناسب با کسب و کارهای سازمانی (بزرگ) وجود دارد. عموما در شرکت‌های بزرگ‌تر، بخش مشتری‌مداری با چالش‌های بیشتری مواجه است به همین دلیل عموما این شرکت‌ها به دنبال یافتن ابزاری هستند تا به دلیل پیچیدگی‌های بیشترشان، بتوانند خدمات بهتر و پایدارتری به کاربران زیادی ارائه دهند. پیاده‌سازی در این سازمان‌ها نیاز به صرف زمان و انرژی بیشتری خواهد بود و قاعدتا به آموزش بیشتری نیز نیاز خواهند داشت. این ابزارها باید قابلیت سفارشی‌سازی بسیار بالایی داشته باشند و در طول زمان بتوانند قابلیت انعطاف‌پذیری و توسعه‌پذیری خود را حفظ نمایند.

توصیه می‌شود که این سازمان‌ها تیمی را به صورت مستقیم مسئول راهبری و مدیریت CRM نمایند. وظیفه راهبر CRM هماهنگی با پیمانکار CRM و همچنین رفع سؤالات و نیازمندی‌های پرسنل شرکت است.

جمع‌بندی

اهمیت مدیریت ارتباط با مشتری و نرم افزار CRM برای کسب و کارها بر کسی پوشیده نیست. سیستم‌های CRM می‌توانند نقشی مؤثر در راستای تحقق اهداف رقابتی کسب و کارها و سودآوری بیشتر ایفا نمایند. برخورداری از استراتژی درست CRM، آموزش پرسنل، پذیرش کاربران، همراهی و همکاری مدیران عالی، میانی و عملیاتی، شناخت درست از نیازمندی‌ها و انتخاب نرم افزار مناسب از جمله عواملی است که در این مسیر باید اکیدا مورد توجه قرار گیرند، در غیر این صورت هر یک از این عوامل به تنهایی می‌توانند موفقیت پیاده‌سازی سیستم‌های CRM را به چالش بکشند.

ترجمه و تألیف: محمد حمیدیان، عادل پورقنبر

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه های مدیریت

نظرات کاربران
ثبت نظر

بالا