هنگام ورود کالا، اطلاعات سفارش خرید میتواند با سیستم انبار تبادل شود تا مشخصات اقلام، تعداد سفارشگذاریشده و مقدار تحویلشده با یکدیگر تطبیق داده شوند. این ارتباط از ثبت تکراری اطلاعات و مغایرت میان واحد بازرگانی و انبار جلوگیری میکند.
مدیریت درخواستها و سفارشهای خرید در یک فرایند یکپارچه
راهکار مدیریت فرایند خرید و تدارکات سامانههای مدیریت به سازمانها کمک میکند درخواستهای خرید، سفارشهای تأمینکنندگان و مراحل تأمین کالا را در یک فرایند مشخص، قابل پیگیری و قابل گزارش مدیریت کنند.
این راهکار بر بستر نرم افزار CRM سازمانی اجرا میشود. کاربران دارای دسترسی میتوانند درخواست خرید ثبت کنند و اطلاعاتی مانند کالای موردنیاز، تعداد، تاریخ مورد انتظار برای دریافت و توضیحات مربوط به درخواست را در سیستم وارد کنند. برای هر درخواست نیز شناسه مشخصی در نظر گرفته میشود تا وضعیت آن در مراحل مختلف قابل پیگیری باشد.
پس از بررسی و تأیید درخواست، واحد بازرگانی میتواند اطلاعات تأمینکنندگان و سفارشهای خرید را ثبت کند. چند درخواست خرید نیز میتوانند در یک سفارش تجمیع شوند. اقلام سفارش، تعداد، تأمینکننده و تاریخ پیشبینیشده ورود کالا به انبار برای هر سفارش قابل ثبت و مشاهده است.
چرخه سفارش خرید از زمان دریافت و تأیید پیشفاکتور تا صدور دستور پرداخت، هماهنگی با شرکت حمل، ارسال کالا، ورود به گمرک، ترخیص و تحویل به انبار قابل ثبت و پیگیری خواهد بود. مراحل این چرخه متناسب با فرایندهای داخلی هر سازمان قابل تنظیم است.
در هر مرحله میتوان فعالیت، وظیفه، یادآوری و هشدار تعریف کرد. همچنین امکان ارسال ایمیل یا پیامک به افراد مسئول وجود دارد تا پیگیری سفارشها به مکاتبات پراکنده و اقدامات دستی وابسته نباشد.
این راهکار جایگزین نرمافزار تخصصی حسابداری، انبارداری یا ERP نیست؛ بلکه گردش کار خرید را در CRM مدیریت میکند و امکان تبادل اطلاعات میان واحدهای درخواستکننده، بازرگانی، مالی و انبار را فراهم میسازد.
وجه تمایز راهکار مدیریت خرید و تدارکات در CRM
-
مدیریت یکپارچه درخواستها و سفارشهای خرید
درخواستهای خرید واحدهای مختلف سازمان، اقلام موردنیاز، تعداد، تاریخ تحویل و سفارشهای مرتبط در یک فرایند مشخص ثبت و پیگیری میشوند. با استفاده از نرم افزار CRM سازمانی وضعیت هر درخواست از زمان ثبت تا تبدیلشدن به سفارش خرید در دسترس خواهد بود.
-
یکپارچگی با سیستمهای انبارداری و حسابداری
این راهکار امکان تبادل اطلاعات میان CRM و نرمافزارهای انبارداری و حسابداری سازمان را فراهم میکند. در نتیجه، اطلاعات درخواستها، سفارشها، ورود کالا و اسناد مرتبط بدون ثبت مجدد و پراکندگی میان واحدهای بازرگانی، مالی و انبار در دسترس قرار میگیرد.
امکان عطف نمودن حوالههای ورود کالا به هر سفارش خرید
به ازای هر سفارش خرید انجام شده، حوالههای ورود کالا به انبار صادر میشوند که میتوان آنها را به سفارششان عطف نمود.
گزارشگیری از وضعیت سفارشها و اقدامات انجامشده
مدیران و کاربران مجاز میتوانند گزارش وضعیت سفارشهای باز، مراحل انجامشده، فعالیتهای باقیمانده، مسئول هر اقدام و سفارشهای دارای تأخیر را مشاهده کنند. این گزارشها به شناسایی نقاط توقف و پیگیری دقیقتر فرایند خرید کمک میکنند.
امکان ثبت قیمت خرید هر کالا در هر سفارش خرید
برای سفارشات ثبت شده در سامانه، این امکان وجود خواهد داشت تا قیمت آن را تعیین نمایند.
محاسبه بهای تمامشده اقلام هر سفارش
قیمت خرید، هزینه حمل، ترخیص و سایر هزینههای جانبی هر سفارش میتواند میان اقلام خریداریشده تخصیص داده شود. بر این اساس، بهای تمامشده هر کالا با دقت بیشتری محاسبه و برای گزارشگیری یا انتقال به سیستم مالی آماده میشود.
ثبت هزینههای حمل و انتقال اطلاعات مالی به حسابداری
اطلاعات حمل کالا، شرکت حملکننده، هزینه حمل، بیمه، ترخیص و سایر هزینههای مرتبط با سفارش در سیستم ثبت میشود. اطلاعات تأییدشده نیز میتواند از طریق یکپارچهسازی برای ثبت اسناد مرتبط به نرمافزار حسابداری منتقل شود.
رهگیری سفارش از ثبت درخواست تا ورود کالا به انبار
وضعیت هر سفارش خرید از زمان ثبت درخواست، بررسی و تأیید، انتخاب تأمینکننده و ثبت سفارش تا پرداخت، حمل، ترخیص و ورود کالا به انبار قابل پیگیری است. سوابق فعالیتها و اقدامات انجامشده نیز در پرونده همان سفارش نگهداری میشود.
یکپارچگی با نرمافزار حسابداری سازمان
اطلاعات تأییدشده سفارشهای خرید، هزینههای مرتبط و اسناد موردنیاز میتواند از طریق یکپارچهسازی به نرمافزار حسابداری سازمان منتقل شود. این ارتباط، ثبت دوباره اطلاعات را کاهش میدهد و هماهنگی میان واحدهای بازرگانی و مالی را بهبود میبخشد.
