اتوماسیون فروش چیست؟ | راهنمای کامل اتوماسیون فروش با Dynamics 365

اتوماسیون فروش فرآیندی در جهت خودکارسازی وظایف تکراری و زمان‌بر در فرآیند فروش هر سازمانی است. بنابراین با وجود اتوماسیون فروش از پیگیری سرنخ‌ها تا ارسال ایمیل، ثبت اطلاعات مشتری و تحلیل داده‌ها در برمی‌گیرد. فناوری فوق به تیم‌های فروش کمک می‌کند تا ذهن خود را از کارهای اداری برداشته و بیشتر برتعامل با مشتریان و بستن معاملات متمرکز کنند.
امروزه اتوماسیون فروش برای سازمان‌های یا شرکت‌ها در مقیاس مختلف به یک مزیت خلاصه نمی‌شود بلکه درجهت رشد و رقابت‌پذیری ضروری است. ابزارهایی همچون نرم افزار مدیریت فروش بر بستر CRM با علم بر نیاز مشتری، بینش‌های بلادرنگ و امکان خودکارسازی، فرآیند فروش را ساده‌تر کرده و کیفیت ارتباط با مشتریان را افزایش می‌دهد. 
برخلاف تصوری که در خصوص ابزارهای دیجیتال وجود دارد که موجب دوری در روابط انسانی می‌شود، اتوماسیون فروش دقیقا درجهت عکس عمل می‌کند: به نوعی فروشنده را از وظایف روتین و تکراری آزاد می‌کند و فضای بیشتری در جهت ایجاد ارتباط واقعی با مشتری ایجاد می‌کند. 
در این مقاله قصد داریم به صورت کامل و جامع به بررسی مزایا، ابزارها و فرآیند پیاده‌سازی اتوماسیون فروش  و دلیل اینکه این راهکار می‌تواند به بهره‌وری تیم فروش کمک بیشتری کند، می‌پردازیم 

اتوماسیون فروش چیست؟  تعریف حرفه‌ای و ساده

اتوماسیون فروش به معنی خودکارسازی فعالیت‌های زمان‌بر فروش همچون پیگیری سرنخ، ثبت اطلاعات، ارسال ایمیل و تحلیل داده‌ها است. فناوری فوق به کمک ابزارهای هوشمند همچون نرم افزار CRM مبتنی برمایکروسافت Dynamics 365 به تیم‌های فروش کمک می‌کند تا کارهای پردازشی را به سیستم بسپارند و خودشان روی ایجاد رابطه و بستن تعاملات متمرکز باشند. 

اتوماسیون فروش با استفاده از نرم افزار CRM سامانه های مدیریت مبتنی بر مایکروسافت داینامیک 365  برای خودکارسازی کارهای تکراری و زمان‌بر استفاده می‌شود. علاوه براین ابزار فوق به تیم‌های فروش کمک می‌کند تا کارهایی همچون مدیریت سرنخ‌ها، پیگیری مشتریان، ارسال ایمیل‌های خودکار و تجزیه و تحلیل داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود.
مهم‌ترین هدف اتوماسیون فروش، بهره‌وری نیروی فروش و افزایش کارایی در تیم فروش محسوب می‌شود. زیرا لازم است افراد تمرکز بیشتری را روی فعالیت‌های ارزش آفرین و همچنین برقراری ارتباط عمیق‌تر با مشتریان در نظر بگیرند.

چرا کسب‌وکارها باید سراغ اتوماسیون فروش بروند؟

6 دلیل وجود دارد که نشان‌دهنده این است که اتوماسیون فروش یک انتخاب نیست و برای یک سازمان ضروری است. که درادامه به آن می‌پردازیم:

•    افزایش تعداد سرنخ‌ها
•    بهبود سرعت پاسخ‌گویی
•    کاهش خطای انسانی
•    حفظ یکپارچگی داده‌ها
•    بهبود تجربه مشتری
•    رقابت‌پذیری در بازار پویا

نیاز کسب‌وکارها به اتوماسیون فروش

با پیشرفت دنیای تکنولوژی و ارتباطات تصمیمات می‌بایست به موقع و به‌سرعت گرفته شود، به همین سبب اتوماسیون فروش به یک اصل در کسب و کارها تبدیل شده است. دلیل مهمی که موجب شده تا بسیاری از شرکت‌ها اتوماسیون رو انتخاب کنند، افزایش حجم مشتریان، کاهش خطای انسانی و درنهایت بهبود تجربه مشتری است. در این بین در بازار جهانی رقابت شدیدی حاکم است و مدیران شرکت‌ها در جهت حفظ رقابت‌پذیری خود به سوی بهینه‌سازی فرآیندهای فروش می‌روند. 

بهترین ابزارهای اتوماسیون فروش در سال 2025 (تمرکز بر Dynamics 365)

مایکروسافت Dynamics 365 Sales از جمله کامل‌ترین پلتفرم‌های CRM با امکان اتوماسیون فروش محسوب می‌شود. امکاناتی زیر باعث شده این ابزار در صدر انتخاب شرکت‌ها باشد.
•    ارسال خودکار ایمیل پیگیری
•    تخصیص خودکار لید
•    گزارش‌های تحلیلی
•    امتیازدهی لید با هوش مصنوعی

بررسی ابزارهای اتوماسیون فروش

ابزارهای متنوعی در جهت اتوماسیون فروش طراحی شده‌اند که هر کدام از ویژگی‌ها و مزایای خاص خود برخوردارند که از جمله مهم‌ترین این ابزارها می‌توان به نرم افزار CRM مایکروسافت داینامیک 365 اشاره کرد، به سازمان‌ها این قابلیت را می‌دهد تا بتوانند به صورت کامل عملیات فروش خود را مدیریت و خودکار سازی کنند. این نرم افزار قابلیت‌های متعددی از جمله مدیریت سرنخ‌ها، ارسال خودکار ایمیل‌های پیگیری، تحلیل داده‌ها و درنهایت گزارش‌گیری دقیق را ارائه می‌دهد. هنگام انتخاب ابزار مناسب ابتدا نیاز به بررسی معیارهای مختلفی از جمله بودجه و نیاز کسب  کار  دارد.

فرآیند اتوماسیون نیروی فروش

پیاده‌سازی اتوماسیون نیروی فروش فرآیندی چندمرحله‌ایی است که به تحلیل دقیق نیازهای تیم و همچنین مشخص کردن اهداف تعیین شده است. نخستین گام، شناسایی فعالیت‌های تکراری است که می‌تواند خودکار سازی شود. بعد از انتخاب ابزار مناسب و همچنین آموزش تیم‌ها برای بهره‌وری موثر از فناوری فوق قابل اهمییت است.
در گام‌های بعد فرآیندها و داده‌ها به صورت مداوم ارزیابی و پاییش می‌شود تا بهبود و بهره‌وری به حداکثر اطمینان برسد. فرآیند فوق به تیم‌های فروش کمک می‌کند تا فعالیت‌ها به صورت استراتژیک انجام شده و به نتابج بهتر ختم شود. 

چگونه اتوماسیون فروش به افزایش بهره‌وری تیم‌های فروش کمک می‌کند؟

اتوماسیون فروش (Sales Automation)مهم‌ترین ابزار بهره‌وری تیم فروش است که به صورت مستقیم درجهت بهینه‌سازی فرآیندهای فروش  صورت می‌گیرد. با خودکار سازی قسمت‌های قابل اهمیت تیم‌های فروش، وظایف اداری و پردازشی به صورت خودکار به دستورالعمل‌های استراتژیک و تعاملی تبدیل می‌شود. در ادامع به چند مورد کلیدی درخصوص چگونگی افزایش بهره‌وری تیم فروش با اتوماسیون فروش می‌پردازیم:

یکپارچه‌سازی اطلاعات و دسترسی به داده‌های مهم

در بخش اتوماسیون فروش، یکپارچگی داده‌ها صورت می‌گیرد که با دسترسی به داده‌ها و سوابق مشتریان از بروز خطاهای انسانی و همچنین سردرگمی‌های احتمالی که موجب پرداکندگی اطلاعات می‌شود، جلوگیری خواهد شد.
قابلیت فوق به کلیه کارشناسان فروش این اجازه را می‌دهد تا به صورت آنی و درلحظه به کلیه اطلاعات مشتریان همچون تاریخچه ارتباطات و نیازهای آن‌ها به خوبی دسترسی داشته باشند. درنهایت ارتباطات منسجم و هماهنگی با مشتریان برقرار خواهد شد و سبب افزایش کیفیت خدما و بهره‌وری خواهد شد.

کاهش پیچیدگی برای افزایش موفقیت فروشنده

نقش فروشنده این روز ها پیچیدهتر شده است. فرآیندی که قبلاً شامل چند تماس تلفنی و ملاقات‌های رو در رو می‌شد، اکنون شامل همه چیز شده است (از ایمیل‌های هدفمند گرفته تا چت‌های آنلاین بداهه). سازمان‌ها به همه چیز تکیه می‌کنند (از فروشندگان دیجیتال گرفته تا فروشندگان میدانی) تا اطمینان حاصل کنند که مشتریانشان در طول مسیر فروش از پشتیبانی مناسب برخوردار باشند. به‌ویژه با محیط‌های کاری ترکیبی و کاهش بودجه سفر، فروشندگان برای ایجاد ارتباط - بین همکاران، منابع داده‌های متعدد و با مشتریان - به کمک فناوری نیاز دارند.

زمانی این مسئله چالش‌برانگیز می‌شود که فروشندگان نیاز به ایجاد این ارتباطات و تقویت روابط بدون کاهش بهره‌وری دارند. بر اساس شاخص روند کار مایکروسافت، فروشندگان بیش از 66 درصد از روز خود را صرف مدیریت ایمیل می‌کنند و تنها حدود یک سوم از زمان خود را برای فعالیت‌های فروش واقعی باقی می‌گذارند. پاسخ ما این است که راه‌حل‌های ساده‌ای ارائه دهیم - با تمرکز بر همکاری، بهره‌وری، هوش مصنوعی و بینش - برای کمک به فروشندگان تا بتوانند بیشتر از پیش بر بستن معاملات تمرکز کنند. Dynamics 365 Sales نشان می‌دهد که چگونه "اتوماسیون نیروی فروش" و راه حل های بهره‌وری اداری با هم کار می کنند. ما معتقدیم که این چیزی است که موقعیت ما را به عنوان یک رهبر به دست آورده است. ما راه‌حل‌هایی ایجاد کردیم تا به فروشندگان امکان دسترسی به اطلاعات بی‌درنگ مشتری، متخصصان موضوعی، داده‌های مرتبط در منابع مختلف، و اطلاعات مهم مشتریان حقیقی و حقوقی را در برنامه بدهیم.

Dynamics 365 Sales خطوط ارتباطی باز را برای همکاری و همسویی بر روی موارد کاری در بخش های بازاریابی، فروش و خدمات ایجاد می‌کند. Dynamics 365 Sales با کمک به حذف ورود دستی داده‌ها، خلاصه کردن جلسات و سایر فرآیندهای دست و پا گیر تضمین می کند که فروشندگان زمان بیشتری برای ایجاد و تقویت ارتباطات مشتری خود دارند و در نهایت باعث افزایش فروش می شود.

بهبود تعامل و شخصی‌سازی ارتباطات با مشتریان

یکی از مهم‌ترین عوامل در جهت افزایش فروش، توانایی تیم فروش در زمینه تعاملات موثر و شخصی‌سازی شده با مشتریان است. سیستم‌های اتوماسیون فروش به کلیه تیم‌ها این قابلیت را می‌دهد تا با ثبت و تکمیل دقیق اطلاعات مشتریان پروفایل آن‌ها را شخصی‌سازی کنند. این کار باعث می‌شود تا کارشناساسن فروش نسبت به نیازهای مشتریان آگاهی داشته باشند و پیشنهاد مناسبی را به آن‌ها ارائه کنند، مسئله فوق به ایجاد ارتباط موثر و قوی منجر خواهد شد..

حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات مشتریان

افزایش امنیت و محرمانگی اطلاعات یکی دیگر از مزایای مهم اتوماسیون فروش محسوب می‌شود. قابلیت مدیریت دقیق سطح دسترسی اعضای تیم به اطلاعات به واسطه این سیستم محیا می‌شود. هر کدام از کارشناسان مجموعه با توجه به نیاز و موقعیتی که دارند با وجود اطلاعاتی که از مشتریان در سیستم قرار دارد، به اطلاعات محرمانه مرتبط دسترسی دارند و این مسئله از دسترسی تمام افراد از اطلاعات مهم جلوگیری می‌کند.
نقش کلیدی حفظ ارتباطات پایدار و طولانی به کمک اطمینان از امنیت اطلاعات منجر خواهد شد.

کاهش زمان انجام کارهای تکراری و افزایش تمرکز بر فعالیت‌های استراتژیک

زمان در پیش‌برد لیدهای فروش و تبدیل فرصت از جمله مهم‌ترین بخش‌هایی است که برای کارشناسان فروش و هر سازمانی اهمییت دارد به همین دلیل اتوماسیون فروش با حذف وظایف تکراری مانند ورود داده‌ها، پیگیری‌های روتین، و تنظیم جلسات می‌توانند زمان بیشتری داشته باشند و برای فعالیت‌های استراتژیک همچون  ارزیابی داده‌ها، توسعه ارتباطات با مشتریان و طراحی پیشنهادهای سفارشی برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشند. این مسئله سبب می‌شود تا به صورت مستقیم بهره‌وری و کارایی تیم فروش افزایش یابد.

مزایای اتوماسیون فروش برای کسب‌وکارها

اتوماسیون فروش برای کسب و کارها از مزایای زیادی برخوردار است که در ادامه به صورت کامل به آن می‌پردازیم:

•    افزایش بهره‌وری و عملکرد نمایندگان فروش:
•    بهبود راندمان و سرعت در فرایند فروش
•    دقت بیشتر در مدیریت و پیگیری
•    بهبود کیفیت وظایف فروش
•    کاهش زمان پاسخگویی و افزایش رضایت مشتریان
•    ثبات در نگهداری داده‌ها
•    استفاده بهینه از منابع

مزایای کلیدی اتوماسیون فروش برای تیم فروش و مدیران

اتوماسیون فروش چه سودی برای تیم فروش دارد؟

• دسترسی سریع به اطلاعات مشتریان

• تمرکز بیشتر بر روی فروش به جای کارهای اداری
• کاهش زمان تصمیم‌گیری
• کاهش هزینه‌های عملیاتی
• حفظ امنیت و دسترسی سطح‌بندی‌شده

گام‌های مفید برای تحول و افزایش کارآمدی نیروی فروش

به دلیل توسعه‌ایی که امروز در زمینه فروش صورت گرفته است، صاحبان کسب و کارهای متنوع تلاش می‌کنند با در نظر گرفتن استراتژی‌ها و بهره‌وری از هزینه و زمان بتوانند به بیشترین سود دست یابند. بنابراین در زمینه مدیریت ارتباط با مشتری، زمان اهمیت بالایی در فرآیند فروش دارد و اتوماسیون فروش می‌تواند به اعضای تیم فروش به عنوان یک دستیار کمک کنند تا بتوانند جریان کاری خود را منسجم‌تر مدیریت کنند.
درک رفتار مشتری، گردش کار و همچنین کاهش ریسک مهم‌ترین مزایای اتوماسیون فروش و نیروی فروش است که در ارائه نتیجه کار، تاثیر زیادی دارد. 

ارائه بینشی که حفظ مشتری را بهبود می بخشد و درآمد را افزایش می دهد، بینش‌های جاسازی شده برجسته‌ترین ویژگی محصول هستند. Dynamics 365 Sales پیاده‌سازی شد تا به شرکت‌ها کمک کند تا پس از خریدی که تقاضا و ترافیک جدید را به سمت شرکت سوق می‌داد، تنوع و مقیاس داشته باشند. Dynamics 365 Sales امتیازدهی پیش‌بینی‌کننده سرنخ و لیست‌های کاری اولویت‌بندی شده بر اساس هوش مصنوعی را در اختیار فروشندگان خود قرار می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند تا به طور مؤثر سرنخ‌ها و فرصت‌ها را واجد شرایط کنند. این امر چرخه فروش را کاهش داد و پنج برابر فروش فعال‌تر و دو برابر بیشتر موجب وفاداری مشتری را ممکن کرد.