در راهکار تولید خدکار مستندات docSys بخشی به نام تنظیمات راهکار در نظر گرفته شده و در این بخش، قالب پیش فرض یا docSys template امکان ایجاد قالب‌های مورد نیاز سازمان فراهم می‌گردد. راهبر سیستم بعد از آموزش‌های مربوطه می‌تواند در قالب فایل word و بر حسب نیاز سازمان به تعداد نامحدود قالب پیش فرض تعریف کرده تا در فرایند تولید خودکار مستند، این قالب با داده‌های مورد انتظار سازمان تکمیل شده و در نهایت مستند نهایی ایجاد گردد.
راهکار تولید خودکار مستندات docSys
واکاوی و استفاده از داده‌های شکل گرفته در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان در قالب مستندات برای یک سازمان بسیار ارزشمند است. راهکار تولید خودکار مستندات شرکت سامانه های مدیریت docSys با نگاه محوری به این حوزه از نیازمندی مشتریان، بالغ و سپس تحلیل و تولید گشته تا با استفاده از بستر workflow قدرتمند CRM این امکان را در اختیار سازمان قرار دهد که مستندات مورد نیاز خود مطابق با نیاز سازمان خود در هر بخش یا واحد سازمان خود یا هر مرحله از فرایند مورد استفاده تولید نماید.
راهکار تولید خودکار مستندات شرکت سامانه های مدیریت docSys در قیاس با نمونه‌های بین المللی موجود علاوه بر ویژگی‌های منحصر به فرد خود به صورت کاملا بومی منطبق بر نیاز سازمان‌های فارسی زبان طراحی شده است.
حوزه استفاده این راهکار در تمامی واحدها و فرایندهای سازمان بوده و بدون محدودیت امکان تولید مستندات پویا بر حسب سیاست‌های از قبل تعریف شده سازمان در قالب‌های پیشفرض و قابل طراحی می‌باشد.
به طور مثال در یک فرایند سازمانی از جنس دریافت و پرداخت (مثلا تأیید پرداخت فاکتور مشتری)، راهکار docSys می‌تواند در قالب پیشفرض از قبل تعریف شده اطلاعات مورد نیاز مستند مورد انتظار ما را از بخش‌های مختلف سیستم CRM سازمان جمع‌آوری کرده و پس از تولید مستند مورد نظر (تأییده پرداخت) این مستند را بر روی فاکتور مربوطه (یا هر موجودیت دلخواه دیگر) ضمیمه کرده و قالب ایمیل، فکس یا نامه برای مشتری یا شخص مورد انتظار ما به صورت خودکار ارسال می‌نماید.
وجه تمایز محصول
-
قالب پیش فرض
این قابلیت وجود خواهد داشت که قالب پیش فرض را ساخته و از آن استفاده نمود.
-
تنوع در شیوه ارسال فایل‌ها
می‌توان انواع حالات ارسال و نوع چیدمان داده‌ها را تنظیم نمود.
کارکرد بر مبنای workflow قدرتمند بستر
راهکار تولید خدکار مستندات docSys به گونه‌ای طراحی گشته تا بتواند به صورت کامل از بر روی workflowهای مورد نیاز سازمان سوار شده و در چرخه فرایندهای مورد نیاز از لحظه شروع تا پایان قابل استفاده باشد. با این ویژگی سازمان می‌تواند در تمامی فرایندهای دستی، یا خودکار مورد نیاز خود، امکان واکاوی اطلاعات و داده‌های موجود در سیستم CRM خود را داشته باشد و در مسیر تولید مستند خود از آن استفاده نماید.
ضمیمه و ارسال خودکار مستندات
در راهکار docSys پس از اتمام فرایند تولید مستندات، این مستندات می‌توانند به صورت خودکار به موجودیت‌های مربوطه یا مورد انتظار سازمان پیوست شده تا علاوه بر نگهداری دائمی و یکپارچه در سیستم، قابلیت بازیابی و استفاده مجدد برای سایر افراد سازمان را داشته باشند. همچنین در صورتی که مستندات تولید شده استفاده‌های خارج سازمانی داشته باشد، راهکار docSys می‌تواند به صورت خودکار یک نامه یا فکس یا ایمیل یا هر فعالیت دیگر مورد نیاز را به صورت خودکار ایجاد نماید و مستند مربوطه را به آن ضمیمه نماید. در این مرحله می‌توان تعیین نمود که این مستند به صورت خودکار در قالب ایمیل برای مشتریان نیز ارسال شود.
