راهکار CRM حوزه دانشگاهی

CRM دانشگاهی

راهکاری یکپارچه با سیستم آموزشی دانشگاه و مبتنی بر به‌روش‌های ارائه خدمات

نرم افزار مدیریت ارتباطات دانشجویان از طریق مکانیسم‌های به‌روز در یکپارچگی کامل با سیستم آموزشی دانشگاه خواهد بود و کلیات پرونده دانشجو از قبیل سابقه تحصیلی، مشخصات کامل، نیم‌سال‌های دانشجو و دروس و نمرات مربوطه و ... در این نرم افزار قابل دسترس خواهد بود. نرم افزار مدیریت ارتباطات دانشجویان یک نرم افزار انعطاف پذیر است که کلیه نیازمندی‌های مورد نیاز دانشگاه بر روی آن حتی توسط راهبران سیستم در دانشگاه (پس از گذراندن دوره‌های آموزشی) قابل اعمال خواهد بود.

این راهکار شامل خدمات مختلف دانشگاه در حوزه‌های مختلف است. به عنوان مثال در حوزه آموزشی فرایندهایی مانند ارائه درس به استاد، حذف ترم، حذف درس، تطبیق واحد، صدور گواهی اشتغال به تحصیل، صدور ریز نمرات و کارنامه تحصیلی و یا به‌صورت کلی‌تر صدور انواع گواهی‌ها، مرخصی تحصیلی و ... قابل پیاده سازی است به‌گونه‌ای که پس از ارسال درخواست دانشجو از هر کانال ارتباطی یک درخواست در نرم افزار مدیریت ارتباطات دانشجویان ثبت شده و کلیه پیش نیازهای لازمه به‌صورت خودکار برای دانشجو بررسی و نتیجه در هر مرحله به ایشان اعلام خواهد شد. در صورتی که دانشجو کلیه پیش نیازهای لازمه برای ارائه درخواست را داشته باشد درخواست به‌صورت خودکار فعال شده و در صورت امکان حتی به‌صورت خودکار در سیستم اعمال خواهد شد.

CRM دانشگاهی

نرم افزار CRM قدرتمند و انعطاف‌پذیر

راهکار مدیریت ارتباط با مشتریان شرکت سامانه های مدیریت بر بستر نرم افزار قدرتمند و بین المللی Microsoft Dynamics CRM استوار است. این نرم افزار امکانات بسیار گسترده‌ای را در محیطی آشنا و کاربرپسند و در یکپارچگی کامل با سایر نرم افزارها (مانند مجموعه نرم افزارهای Office) ارائه می‌نماید. نرم افزار Microsoft CRM یک بستر اولیه را جهت توسعه و سفارشی‌سازی نرم افزار جهت پوشش نیازمندی‌های خاص هر صنعت یا سازمانی ارائه می‌کند و بر اساس این رویکرد امکانات گسترده ای جهت سفارشی‌سازی و توسعه سیستم ارائه می‌نماید.

نرم افزار CRM در این حوزه در مرکز اطلاعات و ارتباطات دانشجویان قرار گرفته و کلیه تعاملات با ایشان از طریق کانال‌های ارتباطی مختلف در این بستر برنامه‌ریزی و اجرا خواهد شد. دانشگاه می‌تواند با پیاده سازی سیاست‌های خود در این بستر همواره از اجرای صحیح فرایندهای سازمان و تعاملات در شکل از قبل تعریف شده اطمینان حاصل کند.

ویژگی‌ها و قابلیت‌های راهکار CRM در صنعت دانشگاهی

مدیریت کانال‌های ارتباطی

نرم افزار CRM شرکت سامانه‌های مدیریت امکان مدیریت یکپارچه کلیه کانال‌های ارتباطی سازمان اعم از تلفن، اپ موبایل، پیامک، تلگرام، پورتال، فکس و ایمیل را در درون نرم افزار CRM فراهم کرده است.

  • یکپارچه‌سازی تلفن‌های سازمان
  • یکپارچه‌سازی ارسال و دریافت پیامک
  • یکپارچه‌سازی فکس‌های خروجی و ورودی
  • یکپارچه‌سازی فرایندهای ایمیلی
  • یکپارچه‌سازی پیام‌های تلگرام
  • یکپارچه‌سازی اپلیکیشن موبایل مشتریان

پورتال دانشجویان

دانشجویان دانشگاه می‌توانند با ورود به پورتال دانشجویان کلیه خدمات قابل استفاده یا کلیه فرایندهای مربوط خود را مشاهده نموده و درخواست‌های خود را برای دانشگاه ارسال نمایند.

  • پورتال دانشجویان
  • یکپارچه با سیستم آموزشی دانشگاه
  • ارائه خدمات به‌صورت خودکار به دانشجویان
  • مشاهده اطلاعیه‌ها و پیام‌ها
  • پیگیری کلیه درخواست‌ها
  • پورتال یکپارچه با نرم افزار CRM

هوش تجاری

سیستم CRM به هدف خود نمی‌رسد مگر آنکه گزارشات و داشبوردهای تحلیلی صحیح، دقیق و در لحظه‌ای را که به‌صورت کاملا یکپارچه از کلیه کانال‌های ارتباطی برای تصمیم‌گیری مدیران سازمان فراهم نماید.

  • گزارشات و نمودارهای کاملا یکپارچه و تحلیلی
  • داشبوردهای متنوع برای سطوح مدیریتی مختلف در سازمان
  • دقت بالای گزارشات با توجه به یکپارچگی کامل با CRM
  • داشبوردهای در لحظه، مبتنی بر داده‌های بلادرنگ

پوشش کامل چرخه درخواست های دانشجویان

برای هر یک از انواع درخواست های ارائه شده دانشجویان نیاز است که شروط جداگانه ای توسط نرم افزار بررسی شده و فرایند متفاوتی جهت انجام طی شود. انجام بسیاری از این امور و یا بررسی پیش نیازهای مربوطه به صورت انسانی کاری بسیار زمان بر، هزینه زا و غیر بهینه است که با سیستماتیک کردن این فرایندها علاوه بر ارتقای سطح خدمات دانشگاه، امکان وضع سیاست های متعدد و پیاده سازی این موارد در سیستم دانشگاه برای مدیریت فراهم می شود. همچنین ایشان می توانند در هر لحظه با دریافت گزارشات و یا مشاهده داشبوردهای متعدد دید کلی و دقیقی نسبت به وضعیت امور در حوزه های مختلف به دست آورند. به عنوان مثال دانشجویان در طول دوره تحصیل خود در مقاطع مختلف اقدام به ارائه درخواست صدور گواهی اشتغال به تحصیل می نمایند. در راهکار مدیریت ارتباط با مشتریان شرکت سامانه های مدیریت ایشان با مراجعه به پورتال دانشجویان می توانند اقدام به ثبت درخواست خود نموده و کلیه اطلاعات مورد نیاز جهت درج در گواهی صادر شده را تعیین نمایند. پس از ثبت درخواست کلیه پیش نیازی های لازمه جهت صدور گواهی به صورت خودکار بررسی می شوند. به عنوان مثال وضعیت نیمسال جاری دانشجو، تعداد واحدهای مانده دانشجو، وضعیت فراغت از تحصیل، میزان بدهی و ... بررسی می شوند و در هر مرحله در صورت نداشتن شرایط درخواست لغو و اطلاع رسانی های مربوطه به دانشجو به صورت خودکار از طریق کانال های مختلف ارتباطی، به عنوان مثال پیامک، پست الکترونیک و یا پیام پورتال انجام خواهد شد. در صورتی که دانشجو شرایط لازم جهت صدور درخواست را داشته باشد به صورت خودکار و بر اساس قالب های نامه از پیش تعریف شده نامه مربوط به گواهی اشتغال به تحصیل ساخته شده و در سیستم اتوماسیون اداری نیز ثبت و شماره نامه را دریافت خواهد نمود. همچنین امکان فکس و یا ایمیل خودکار نامه آماده شده به دانشجو نیز وجود دارد.

نرم افزاری یکپارچه با سیستم آموزشی دانشگاه

قسمت بسیار مهمی از اطلاعات دانشجویان در سیستم آموزشی دانشگاه تشکیل می شود و نیاز است که در یک سیستم یکپارچه ارتباط با دانشجویان کلیه این اطلاعات به صورت بروز در اختیار باشد. جهت انجام بسیاری از فرایندهای دانشجویان نیاز است که اطلاعات بروز شده ای در پورتال دانشجویان در اختیار ایشان قرار بگیرد که این مهم با انجام یکپارچگی بین سیستم آموزشی دانشگاه با نرم افزار مدیریت ارتباط با دانشجویان سریعاً فراهم خواهد شد. با انجام این مهم و بسته به امکاناتی که سیستم آموزشی دانشگاه در اختیار قرار خواهد داد امکان خودکارسازی بسیاری از فرایندهای آموزشی در راهکار مدیریت ارتباط با دانشجویان شرکت سامانه های مدیریت وجود خواهد داشت. تجربیات متعددی در این زمینه فراهم شده و عملیات مربوط به یکپارچه سازی با سایر سیستم های آموزشی مورد استفاده در دانشگاه های ایران انجام شده است. در این مورد می توانید با واحد فروش سامانه های مدیریت در تماس بوده تا نسبت به امکان یکپارچه سازی با سیستم آموزشی دانشگاه خود اطمینان حاصل فرمائید.

نظرسنجی از دانشجویان و پایش نتایج

نظر سنجی یکی از محصولات بسیار انعطاف پذیر سامانه های مدیریت است. از آنجایی که معمولاً نظرسنجی ها برای تعیین دقیق حوزه هدف با سوالات متعدد همراه است بهترین رسانه جهت جمع آوری نظرات پورتال ها هستند. محصول نظرسنجی سامانه های مدیریت به پورتال مشتریان اضافه شده و راهبران سازمان می توانند پس از گذراندن دوره آموزشی راهبری پیشرفته اقدام به طراحی و انتشار نظرسنجی ها نمایند. در سوی دیگر می توان از طریق بر اساس تک تک جواب های ارائه شده توسط دانشجویان به پرسشنامه ها اقدام به اجرای گردش کار نموده و فرایند مخصوصی را صدا زد. همچنین می‌توان آمار نظرسنجی های ثبت شده مربوطه را برای یک درس و یا استاد خاص در لحظه از طرق مختلف مشاهده نمود. در سوی دیگر مدیریت ارشد دانشگاه می تواند همواره به نتایج نظرسنجی ها از طریق داشبوردهای حاضر شده برای ایشان دسترسی داشته و نظرات را پایش نماید. همچنین مدیریت می تواند با استفاده از قابلیت های Drill Down داشبوردها خیلی سریع به اطلاعات مورد نظر خود با کلیک بر روی نمودارها دسترسی پیدا کند.

انعطاف پذیری و پویایی در حوزه فرایندهای دانشگاه

در هر سازمانی فرایندها همواره در معرض تغییر و بهبود قرار دارند و سازمان پویا سازمانی است که بتواند سریعاً خود را با تغییرات جدید همراه سازد. در دانشگاه ها با توجه به تعدد و وسعت مخاطبان و همجنین مراودات بسیار گسترده ایشان نیاز به بستری جهت مدیریت فرایندهای سازمان وجود دارد. بستر محصول Microsoft CRM و راهکار مدیریت ارتباط با دانشجویان سامانه های مدیریت با توجه به امکانات بسیار گسترده در حوزه سفارشی سازی و همچنین شکل گری اطلاعات کامل از دانشجو پاسخگوی این نیاز به بهترین شکل خواهد بود. شما می توانید در نرم افزار SRM دانشگاه موجودیت ها، فرم ها، فیلدها و ... مختلف را بدون نیاز به دانش برنامه نویسی و فقط با داشتن دانش تحلیل فرایند و گذراندن دوره های آموزشی راهبری سامانه های مدیریت ایجاد نموده و حتی این موارد را در پورتال دانشجویان قرار دهید. همچنین امکانات مربوط به گردش کار بسیار قدرتمند مایکروسافت پشتیبان شما جهت پیاده سازی دقیق فرایندها خواهد بود. با این وجود شما می توانید همواره فرایندهای سازمان را نگهداری و در حوزه های مد نظر توسعه دهید.

نرم افزاری یکپارچه با سایر نرم افزارهای دانشگاه

با توجه به اینکه راهکار مدیریت ارتباط با دانشجویان شرکت سامانه های مدیریت بر بستر نرم افزار مایکروسافت CRM بنا شده است، امکان یکپارچه سازی این راهکار با سایر نرم افزارهای استاندارد وجود دارد. مایکروسافت CRM از کانال های ارتباطی متعددی امکان ایجاد این ارتباط و یکپارچگی را فراهم می کند که با توجه به دانش تیم فنی شرکت سامانه های مدیریت نمونه های موفق بسیار زیادی امروزه در این مورد وجود دارد. برای مثال امکان یکپارچه نمودن نرم افزار مدیریت ارتباط با دانشجویان با نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد. با انجام این یکپارچگی و همچنین استفاده از قابلیت های سیستم docSys سامانه های مدیریت امکان تولید خودکار مستند و یا نامه و ثبت آن در سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد. با انجام این مهم بسیاری از فرایندهای سازمان می تواند به گونه ی موثرتری انجام شود و همچنین پروفایل کاملتر و یکپارچه ای از مخاطبان در SRM تشکیل شود. بررسی امکان یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای دانشگاه در صورت درخواست نیز قابل انجام است و در صورت تایید تیم فنی سامانه های مدیریت این مهم به صورت سفارشی انجام خواهد شد.

پروفایلی کامل و یکپارچه از همه اطلاعات دانشجویان

دسترسی به پروفایلی کامل از مخاطبان بر اساس سیاست های امنیتی سازمان همواره یکی از عناصر بسیار مهم در هر نرم افزار CRM است. در نرم افزار CRM سامانه های مدیریت شما قادر خواهید بود که به کلیه فعالیت های انجام شده با دانشجویان با جزئیات دسترسی پیدا کنید. این فعالیت ها در صورت بهره مندی شما از محصولات callSys، smSys و ... به صورت خودکار ایجاد و وارد پروفایل دانشجو می شوند. همچنین شما می‌توانید سابقه تحصیلی دانشجو را به صورت کامل (در صورت وجود دسترسی) مشاهده نموده و کلیه درخواست های ثبت شده ایشان و سوابق مربوطه را مشاهده و پیگیری نمایید. کلیه این اطلاعات در قابل های متنوع از قبیل فرم ها، نماها، گزارشات، نمودارها و داشبوردها قابل دسترس خواهد بود. همچنین امکانات بسیار قدرتمند و گسترده در حوزه امنیت و دسترسی به اطلاعات نیز بر روی تک تک موجودیت ها و یا حتی فیلدهای اطلاعاتی جهت اطمینان از صحت گردش اطلاعات در سطح دانشگاه در سیستم قابل تعریف است. پروفایل مخاطبان با علم به اینکه هر سازمان ممکن است اطلاعات خاص منظوره ای از مخاطبان خود را داشته باشد به صورت کامل انعطاف پذیر بوده و با امکاناتی نظیر اضافه نمودن انواع فیلدهای اطلاعاتی و برقراری روابط با موجودیت های جدید همواره پروفایل کاملی را از مخاطب در اختیار داشته باشید.

کلیه اطلاعات در قالب های متنوع در دسترس شماست

نرم افزار CRM دانشگاهی سامانه های مدیریت با تکیه بر قابلیت های بستر خود امکان ارائه انواع مختلف نماها، نمودارها، داشبوردها و گزارشات را در اختیار شما قرار می دهد. این محیط که کاملا به صورت wizard امکان طراحی را در اختیار قرار می دهد برای کلیه کاربران سازمان در صورت داشتن دسترسی های مربوطه قابل دسترس خواهد بود. کاربران می توانند برای خود نماهای شخصی بسازند، بر روی اطلاعاتی که مشاهده می نمایند نمودار بسازند و این موارد را با یکدیگر به اشتراک نیز بگذارند. همچنین می توانند ترکیب های مختلفی از نماها و نمودارها را برای خود در قالب داشبورد فراهم آورده و همواره جهت مدیریت بهتر امور خود پایش نمایند. مدیران دانشگاه نیز در سطحی بالاتر بر روی کلیه اطلاعات مربوطه می توانند به داشبوردهای سیستم دسترسی داشته و همواره اطلاعات عملکردی مجموعه را پایش نمایند. به عنوان مثال می توانند به آمار درخواست های روزانه دسترسی داشته باشند و یا آمار تماس را در هر بخش به صورت جداگانه در نموداری دیگر مشاهده نمایند. همچنین می توانند با استفاده از امکانات Drill Down نمودارها بر روی نمودار مورد نظر کلیلک کرده و بر اساس فیلد اطلاعاتی خاصی اطلاعات را فیلتر نمایند. یکی دیگر از نمودارهایی که معمولاً کاربرد زیادی دارد و مدیریت صحیح آن تاثیر بسیار مثبتی را بر روی عملکرد کارشناسان خواهد داشت استفاده از مدیریت اهداف است. افراد دارای دسترسی می توانند در سیستم برای موارد و شاخص های گوناگون هدف تعریف کرده و وضعیت پیشرفت اهداف را در هر لحظه پیگیری نمایند. این مهم در کنار سایر امکانات مدیریت وظایف امکان ارتقای سطح خدمت رسانی دانشگاه و کسب استانداردهای مختلف را فراهم می آورد.

قابل استفاده بر بستر وب و موبایل

کاربران می‌توانند با استفاده از محیط وب یا از طریق موبایل با نرم افزار CRM کار کنند.

داشبوردها و گزارشات متنوع

کاربران می‌توانند گزارشات، نمودارها و داشبوردهای متعدد ساخته یا از موارد موجود استفاده کنند.

سفارشی‌سازی و توسعه سریع و آسان

نیازمندی‌های خاص سازمان شما پس از تحلیل سریعا در بستر نرم افزار CRM قابل پیاده‌سازی است.

یکپارچه‌سازی با سایر نرم افزارها

با تکیه بر تجربه‌های موجود امکان یکپارچه‌سازی نرم افزار با روش‌های نوین با سایر نرم افزارهای سازمان وجود دارد.

نرم افزاری امن و قابل انطباق

امنیت بالا و قابلیت استفاده از مکانیزم‌های مختلف هویت‌سنجی در کنار امکانات گسترده جهت پیاده‌سازی مدل امنیتی مورد نیاز

استقرار و پشتیبانی ارزش‌محور

خدمات استقرار و پشتیبانی توسط کارشناسان مجرب برای تضمین ایجاد ارزش در سازمان شما انجام می‌پذیرد.

راهکار مدیریت خدمات دانشجویان شرکت سامانه‌های مدیریت، در مرکز ارتباطات دانشجویی دانشگاه قرار خواهد گرفت.

راهکار SRM کلیه ارتباطات با دانشجویان را در حوزه‌های آموزشی، پژوهشی، فرهنگی و مالی را در پورتالی یکپارچه با سیستم داخلی دانشگاه و سایر کانال‌های ارتباطی با دانشجویان در اختیار ایشان قرار می‌دهد.
بالا