‫8 نکته پیرامون مایکروسافت داینامیک 365 v9

مایکروسافت داینامیک 365 آخرین سری از محصولات داینامیکز مایکروسافت است که ظاهرا از این پس با همین نام و در ورژن‌های مختلف عرضه می‌شود (در زمان نگارش این مطلب، آخرین نسخه عرضه شده v9 نام گرفته است).

پس از انتشار این محصول، شرکت‌ها و سازمان‌های زیادی در حال استفاده از آن هستند. از طرفی، مایکروسافت نیز قصد دارد تا از دو منظر عملکردی و هزینه‌ای، آن را مناسب‌تر نماید.

سرمایه‌گذاری مایکروسافت در پلت‌فرم Dynamics 365، نقش مهمی در موفقیت اخیر داشته است. چندین سال است که شاهد حضور گسترده‌ای از قابلیت‌ها و محصولات جدید در کل محصولات ارائه شده توسط مایکروسافت از جمله Azure، آفیس 365 و Dynamics 365 هستیم. تلاش برای تقویت یکپارچگی و افزایش هماهنگی این محصولات از جمله عوامل مهمی است که منجر به پیشرفت چشمگیر در تجربه کاربری (UX) و بهره‌وری Dynamics 365 شده است.

چه قابلیت‌های جدیدی در داینامیک 365 v9 گنجانده شده است؟

در ادامه فهرست 8 مورد از تغییرات و قابلیت‌هایی که در نسخه 9 داینامیک 365 اضافه شده است را بررسی خواهیم نمود:

1) رابط کاربری UNIFIED

با عرضه نسخه 9، مایکروسافت تجربه کاربری جدیدی را برای Dynamics 365 با نام Unified Interface معرفی کرده است. از آنجا که کسب و کارها به دنبال پشتیبانی از پلت‌فرم در دستگاه‌های تلفن همراه هستند، این رابط کاربری، گامی بزرگ در جهت رسیدن به این هدف ایجاد شده است. در مواقعی که کاربران سیستم به عنوان نماینده شرکت در محل مشتری حاضر می‌شوند یا اینکه قصد دارند تا با دستگاه‌های مختلفی با سیستم کار کنند، رابط کاربری جدید بدون توجه به دستگاه، اندازه صفحه یا جهت‌گیری آن، می‌تواند محیط نرم افزار را با دستگاه استفاده شده سازگار و منطبق نماید.

برخی از قابلیت‌های اضافه شده در این بخش عبارتند از:

•   قابلیت ایجاد فرم‌های مختلف جهت مشاهده نماهایی (view) از رکوردها
•   مشاهده اطلاعات داشبوردهای تعاملی در تمام دستگاه‌ها و واکشی اطلاعات جزئی
•   پنل‌های کناری قابل دسترس با پشتیبانی از تمام موجودیت‌های CRM در بخش Unified Interface
•   پشتیبانی جدید از زبان‌های راست به چپ (RTL)
•   بهبود دسترسی‌ها با بهره‌گیری از Unified Interface

رابط کاربری جدید به همراه پایدار بودن سامانه، کمک خواهد کرد تا کار با داده‌ها و فرایندهای CRM سریع‌تر و راحت‌تر انجام شود به طوری‌که بتوان در انواع دستگاه‌ها مشاهده نمود.

2) یکپارچگی با محصول Office 365

مایکروسافت مجموعه محصولات Office 365 (به تازگی مایکروسافت نام این محصول را به Microsoft 365 تغییر داده است) خود را به عنوان "مجموعه‌ای از خدمات آنلاین طراحی شده برای همکاری با یکدیگر جهت ارائه خدمات متمرکز، دسترسی به بخش‌های مختلف از طریق ایمیل، اشتراک فایل و جلسات آنلاین" توصیف می‌کند.
نه تنها مایکروسافت آفیس 365، ارتباطات پیش فرض و اولیه را به خوبی پوشش می‌دهد، بلکه قابلیت‌های مختلفی را نیز در بر می‌گیرد که به سیستم‌ها امکان می‌دهد تا به طور مؤثرتر با یکدیگر یکپارچه شده و همکاری نمایند. برخی از کاربردهای متداول شامل Outlook ،Skype ،SharePoint ،OneDrive ،Yammer و البته Microsoft Dynamics می‌شود. در حالی که این راهکارها خود به تنهایی دارای ارزش بوده و امکانات زیادی را برای کاربران فراهم می‌نمایند، حال پس از یکپارچگی، تأثیر تجمیع آن‌ها بسیار بیشتر خواهد بود.
Dynamics 365 کاملا با Office 365 یکپارچه شده است تا تجربه کارایی بی‌نظیری را برای کاربران فراهم نماید، زیرا ترکیب و تجمیع این داده‌ها، باعث شکل‌گیری گزارشات و اطلاعات مهمی خواهد شد که در نهایت منجر به انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر می‌شود.

3) داینامیک 365 در بخش بازاریابی

مبحث بازاریابی و موارد پیرامون آن، از جمله کارکردهای مهم سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) است. بهره بردن از یک سیستم اتوماسیون بازاریابی یکپارچه با سامانه CRM سبب خواهد شد تا هماهنگی بین بخش‌های بازاریابی و فروش شرکت، به نحو احسن صورت پذیرد.

مایکروسافت تلاش‌های بسیاری برای ایجاد این اتوماسیون انجام داده است که نتیجه آن را در محصول داینامیک 365 مشاهده می‌نماییم.

داینامیک 365 برای بازاریابی به سازمان‌ها امکانات زیر را ارائه می‌دهد:

1- فروش و بازاریابی را با هم یکپارچه می‌کند، فرآیندها به صورت خودکار انجام می‌شوند به طوری که می‌توان تصمیمات هوشمندانه‌تری برای به حداکثر رساندن ROI اتخاذ نمود.

2- با بهره‌گیری از تجربیات شخصی به وجود آمده، تعداد سرنخ (Lead) بیشتری از کانال‌های مختلف ارتباطی ایجاد خواهد شد که در نهایت منجر به خرید می‌شود.

3- امکان اولویت‌بندی سرنخ‌های ایجاد شده با شاخص‌های متعدد، سیستماتیک کردن وظایفی که تاکنون به صورت دستی انجام می‌گرفتند و پیگیری فعالیت‌های صورت گرفته با تسهیم دانش شکل گرفته و فرآیندهای مرتبط وجود خواهد داشت.

4- افزایش نرخ ROI کمپین‌های بازاریابی اجرا شده توسط گزارشات تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی که بتوان عملکرد بازاریابی را بهبود بخشید.

5- استفاده از اپلیکیشن‌های موبایل یکپارچه با CRM جهت نوآوری در اجرای کمپین‌های بازاریابی، یکپارچگی با سایر برنامه‌های خاص منظوره بازاریابی و ...

4) هوشمندی تجاری

اکثر سازمان‌ها در طول روز، حجم زیادی از داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنند، اما کمتر کسی از ثروت بالقوه اطلاعاتی که در داده‌های آن‌ها پنهان است، استفاده کامل می‌نماید. مایکروسافت در تلاش است تا با استفاده از هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین، برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه بینش‌های مختصر و کاربردی، آن را تغییر دهد.

دستیار ارتباط (Relationship Assistant) یکی از این مجموعه جدید از ویژگی‌های هوش مصنوعی است که برای ردیابی رفتارها و جمع‌آوری اطلاعات از منابع درون اکوسیستم مایکروسافت طراحی شده است. 

ما در شرکت سامانه‌های مدیریت، قابلیت action cards را که اخیرا در نسخه 9 آن هم صرفا برای برخی فیلدهای خاص اجرا می‌شود، تحت عنوان راهکار مدیریت رویدادهای زمانی timeSys در نسخه‌های قبلی و همچنین برای هر نوع فیلدی که بخواهیم آماده کرده‌ایم.

برخی از نمونه‌های این اطلاع‌رسانی شامل موارد زیر است:

•    فعالیت‌های آینده یادآوری خواهد شد.

•    ارتباطات و تعاملات برنامه‌ریزی خواهد شد به طوری‌که مثلا اگر از سمت مشتری تا مدت خاصی تعامل تلفنی برقرار نشد، نوتیفیکیشن برای شخص مورد نظر در شرکت ارسال شود تا با آن مشتری تماس حاصل نماید.

•    شناسایی پیام‌های ایمیلی که ممکن است منتظر پاسخ از طرف شما باشند.

•    هنگامی که فرصت فروشی (Opportunity) به تاریخ بسته شدن نزدیک می‌شود هشدار لازم به مسئول فروش آن فرصت، داده شود.

نمودارها و نماها با نمایش گرافیکی مختلف برای مدیران و کارشناسان فراهم شده است تا تاریخچه فعالیت‌های انجام شده و همچنین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) واحد یا پرسنل، به راحتی قابل تشخیص و تجزیه و تحلیل باشند.

تجزیه و تحلیل تعاملات با مشتریان و ذی‌نفعان به متخصصان و مدیران کمک می‌کند تا بتوانند با سرعت بیشتری به سؤالات زیر پاسخ دهند:

* برای چه فرصت‌هایی باید وقت خود را صرف کنم؟ (اولویت‌بندی فرصت‌ها بر طبق شاخص‌های تعریف شده)

* آیا با مشتری رابطه خوبی برقرار کرده‌ایم؟ (نتایج نظرسنجی‌ها و بازخوردها)

* چقدر زمان برای مشتری صرف شده است؟ (حجم تماس‌ها و فعالیت‌ها از کانال‌های مختلف)

* چه مدت طول می‌کشد تا تیم ما پاسخ دهد؟ (نسبت تاریخ ایجاد موردهای خدماتی یا درخواست‌های مشتری تا زمانی که اولین بازخورد ارائه می‌شود)

البته، داینامیک CRM نه تنها قابلیت داشبورد داخلی را برای ارائه بینش در یک نگاه فراهم می‌کند بلکه می‌تواند از ابزارهای یکپارچه دیگر مانند مایکروسافت Power BI نیز بهره ببرد تا از قابلیت‌های تحلیلی جامع‌تر و قدرتمندتری نیز برخوردار باشد.

5) مدیریت فرایندها و جریان‌های کاری

جریان فرآیند کسب‌وکار (Business Process Flows) در داینامیک 365 این امکان را می‌دهد تا با قرار دادن کنترل‌های ویژه در بالای فرم‌های ورود اطلاعات، تصویری شماتیک از فرآیندهای تجاری خود ایجاد نمایید. کاربران طی مراحل مختلف بازاریابی، فروش یا خدمات، به سمت انتهای فرایند حرکت می‌کنند. هر فرایند از چند گام یا مرحله مختلف پشتیبانی می‌کند.

بهبودهای اخیر در جریان فرآیند کسب و کار (BPF) شامل یک طرح جدید فرآیند کشیدن و رها کردن (drag-and-drop) بصری است که به شما امکان می‌دهد با استفاده از یک رابط گرافیکی بصری، جریان فرآیند کسب و کار، جریان کار و قوانین کسب و کار را ایجاد نمایید.

مایکروسافت Dynamics 365 از مدت‌ها پیش یک موتور گردش کار (Workflow) قدرتمند را در خود تعبیه نموده است، که توسعه‌دهندگان را قادر می‌سازد تا فرآیندهای خودکار را در سیستم ایجاد کنند.

احتمالا اکثر کسب و کارها از نوعی اتوماسیون خودکارسازی فرآیند کسب و کار استفاده می‌کنند، اما جدیدترین نوآوری‌ها در سیستم عامل‌های ابری مایکروسافت فرصتی بزرگ برای کاهش هزینه، آزاد کردن بیشتر وقت کارمندان و در نهایت افزایش سودآوری است.

6) امنیت و سازگاری

مقررات عمومی حمایت از داده‌ها یا GDPR، قانونی جدید در اتحادیه اروپاست که به منظور متحد کردن مقررات حفظ حریم خصوصی داده‌ها در اروپا طراحی شده است و شهروندان خود را از نقض داده‌ها و سوءاستفاده از اطلاعات شخصی، محافظت می‌کند.

گرچه GDPR برای سازمان‌هایی که مشغول تجارت با اتحادیه اروپا هستند به طور مستقیم قابل اجراست، اما در عین حال مفاد آن، استانداردهای مفیدی برای پذیرش و به اجرا در آوردن در انواع سازمان‌ها را داراست.

مایکروسافت متعهد است كه به مشتریان كمك كند تا نیازهای GDPR خود را برآورده سازند. Microsoft Trust Center اطلاعات کاملی در مورد چگونگی کارکرد داینامیک 365، آفیس 365 و Azure در بخش امنیت داده‌ها ارائه می‌دهد که می‌تواند به شما در تحقق یا بالاتر رفتن استانداردهای مندرج در GDPR کمک کند.

7) Gamification

Microsoft Dynamics 365 - Gamification به عنوان یک راهکار در D365 اضافه شده است که کاربران را قادر می‌سازد در مسابقات انفرادی و تیمی شرکت کنند و به آن‌ها انگیزه می‌دهد تا با ارائه جوایز، امتیازات و به رسمیت شناخته شدن، به برخی از KPI‌های از پیش تعریف شده، دست یابند.

این راهکار برای افزایش کارایی و مشارکت در فعالیت‌های سرگرم‌کننده و جذاب موجب می‌شود که همکاری و رقابت به وجود آید. کارمندان در بازی‌هایی با مضامین ورزشی یا تیم‌های مورد علاقه خود به رقابت می‌پردازند. این راه حل با جذب کاربران بیشتر در بازی، مشارکت گسترده‌تر را ترغیب می‌کند.

با ماندگاری کاربران، کسب و کارها می‌توانند عملکرد، بهره‌وری و اتخاذ برنامه‌های تجاری را افزایش دهند.

8) بسته بندی و قیمت‌گذاری مجدد

مایکروسافت به منظور پاسخگویی به نیازهای کسب‌وکارهای سازمانی و کوچک، اخیرا تغییراتی را در نحوه بسته‌بندی و قیمت محصولات Dynamics 365 ارائه کرده است.

مجموعه کامل D365 تلاش می‌کند تا یک رویکرد جامع و کامل را برای برنامه‌های تجاری کاربردی از جمله امور مالی و عملیاتی، خرده فروشی‌ها، استخدام، فروش، خدمات پس از فروش، اتوماسیون خدمات پروژه، خدمات میدانی (Field Service) و بازاریابی ارائه دهد. هر ماژول را می‌توان به طور جداگانه یا به عنوان بخشی از یک پروژه خریداری نمود:

A. نسخه Business برای سازمان‌هایی که حداکثر 250 کاربر دارند بهینه شده است و شامل قابلیت‌هایی است که نیازهای اکثر شرکت‌های بازار متوسط را پوشش می‌دهد.

B. نسخه Enterprise که برای سازمان‌هایی با 250+ کاربر در نظر گرفته شده است، قابلیت‌های عمیق‌تری را که عملیات‌ها و سفارشی‌سازی‌های بزرگ‌تر نیاز دارند، فراهم می‌کند.

هر دو نسخه بسته به امکاناتی که هر کاربر به آن نیاز دارد، چندین سطح قیمت‌گذاری مشترک برای انواع مختلف کاربران ارائه می‌دهند.

سیستم جامع CRM

8 مورد از بهترین مزیت‌هایی که در بالا بحث شد صرفا بخش‌های جدیدی هستند که به نسخه 9 داینامیک 365 اضافه شده‌اند و قاعدتا اگر بخواهیم نکاتی در مورد کلیت داینامیک 365 یادآوری کنیم خارج از حوصله این مقاله خواهد بود. در واقع اگر بخواهیم به صورت جزئی‌تر هر کدام از این موارد را واکاوی نماییم بیشتر از 20 تا 30 قابلیت و مزیت در آن‌ها نهفته است.

ترجمه و تلخیص: عادل پورقنبر

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه های مدیریت