‫داستان موفقیت پیاده سازی CRM در دانشگاه قرآن و حدیث

دانشگاه قرآن و حدیث امروز با تکیه بر سیستم یکپارچه مدیریت ارتباط با دانشجویان، ارتباطی موثر و ارزشمند با دانشجویان خود دارد.

راهکار مدیریت درخواست‌های دانشجویان دانشگاه قرآن و حدیث، کلیه ارتباطات با دانشجویان را در حوزه‌های آموزشی، پژوهشی، فرهنگی و مالی به‌صورت کاملا نظام‌مند و منسجم مدیریت می‌کند.

چالش‌های قبل از استقرار

عدم یکپارچگی بین نرم‌افزارهای موجود، عدم مدیریت فرآیند و کنترل تماس‌ها، عدم دسترسی به اطلاعات یکپارچه، عدم گزارش‌دهی مناسب سیستم و ....

  • عدم یکپارچگی بین نرم‌افزارهای موجود
  • عدم مدیریت فرآیند و کنترل تماس‌ها
  • عدم گزارش‌دهی مناسب سیستمی
  • عدم دسترسی به اطلاعات یکپارچه و منسجم
  • حجم بالای تقاضاها و افزایش مدت زمان رسیدگی به درخواست‌ها
  • نیاز به یک سیستم پویا و منعطف جهت پاسخگویی به تغییرات سریع محیط و نیازهای روز

دستاوردهای بعد از استقرار

یکپارچگی کامل انواع کانال‌های ارتباطی، سیستم‌های آموزشی و اتوماسیون اداری با سیستم مدیریت یکپارچه ارتباطات، افزایش رضایت‌مندی کارمندان و ...

  • یکپارچگی انواع کانال‌های ارتباطی، سیستم‌های آموزشی و اتوماسیون اداری با سیستم مدیریت یکپارچه ارتباطات
  • کاهش مدت زمان رسیدگی به درخواست‌های دانشجویان
  • تسهیل و تسریع در ارائه درخواست‌ها توسط دانشجویان
  • وحدت رویه در بررسی و تکمیل درخواست‌ها
  • ارائه انواع گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی برای کارشناسان و مدیران
  • اطلاع‌رسانی به دانشجویان در هر مرحله تغییر وضعیت انواع درخواست‌ها

مطرح شدن نیاز به پیاده‌سازی CRM

دانشگاه قرآن و حدیث هم‌اکنون با فعالیت در سه شهر قم، تهران و اصفهان، جزو مراکز آموزش عالی در حوزه مباحث دینی در کشور به‌ شمار می‌آید. مدیر توسعه فناوری دانشگاه قرآن وحدیث، جناب آقای پورمحمدی در زمینه مطرح شدن نیاز به سیستم CRM معتقد است: "با افزایش تعداد دانشجویان، ارتباط دانشجویان با دانشگاه چندان مناسب نبود، به طوری‌که گاهی اوقات با وجود همکاران زیاد و پرکار، مدت زمان رسیدگی به درخواست‌ها بالا بود. از آن‌جایی که دانشگاه قرآن و حدیث به دنبال دراختیار گرفتن ابزارهای الکترونیکی جهت استفاده از علم روز و استفاده بهینه از منابع انسانی بود، خواهان انتخاب سیستمی بود که با قابلیت یکپارچه‌سازی و توسعه‌‌سازی، قادر به مدیریت ارتباط با دانشجویان و سازگاری با تکنولوژی روز دنیا باشد؛ اینجا بود که CRM مطرح شد."

چرا سامانه‌های مدیریت

تطابق میزان صلاحیت وشایستگی شرکت‌های پیاده‌ساز با نیازهای سازمان جهت پیاده‌سازی موثر و ارزشمند، بسیار حائز اهمیت است. جناب آقای پورمحمدی دراین زمینه می‌گوید: "دانشگاه به‌دنبال شرکتی بود که نه‌تنها در مباحث نظری و مفهومی دارای تخصص لازم را داشته باشد، بلکه از توانایی لازم جهت پیاده‌سازی به بهترین شکل نیز برخوردار باشد. با توجه به دموهای متعدد و همچنین گفت‌وگوهایی که با مسئولین و کارشناسان شرکت‌ها انجام شد، توانمندی‌ها و وجه تمایز شرکت سامانه‌های مدیریت آشکار شد. درواقع رویکرد و تخصص سامانه‌های مدیریت، برای ما بسیار درخور توجه و قابل ستایش بود. شرکتی با افرادی پرکار و پرتلاش، با احساس مسئولیت‌پذیری بالا، که به دنبال تحلیل نیازمندهای مشتریان همراه با ارائه به روش‌ها هستند و ما نیز به دنبال چنین شرکتی بودیم."

ساختاردهی سیستم آموزشی و بهبود فرآیندها

بخش بسیار مهمی از اطلاعات دانشجویان در سیستم آموزشی دانشگاه وجود دارد و نیاز است در یک سیستم یکپارچه مدیریت ارتباط با دانشجویان، کلیه این اطلاعات در لحظه و به‌روز باشد. با همکاری و مشارکت صمیمانه شرکت سامانه‌های مدیریت و دانشگاه قرآن وحدیث، امکان خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای آموزشی در راهکار مدیریت ارتباط با دانشجویان فراهم گشته است. مدیر توسعه فناوری دانشگاه قرآن و حدیث در این زمینه می‌گوید: "قبلا هیچ‌گونه یکپارچگی ارتباطی وجود نداشت و دانشجویان با ورود مجدد به سیستم و پرکردن فرم، مجبور به پرکردن مجدد تمامی قسمت‌ها بودند. از طرفی این امر سبب می‌شد تا کارشناس، زمان بیشتری را برای بررسی این فرم‌ها صرف نماید. اکنون با مشارکت شرکت سامانه‌های مدیریت، فرآیندها از حالت دستی و سنتی به‌ بهترین شکل ممکن مکانیزه شده‌اند."

یکپارچگی کانال‌های ارتباطی

با پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت ارتباط با دانشجویان بر بستر نرم‌افزار مایکروسافت CRM دانشگاه قرآن و حدیث توسط شرکت سامانه‌های مدیریت، امکان یکپارچه‌سازی این راهکار با سایر نرم‌افزارهای استاندارد تحقق یافته است. به‌عنوان مثال، بررسی صحت کد دانشجویی، وضعیت فعلی دانشجو، مسیردهی تماس‌ها، ثبت کلیه پیامک‌ها و ایمیل‌های ارسالی و دریافتی دانشجویان به‌صورت خودکار در پرونده مخاطب و قابلیت مشاهده و رهگیری آن درصورت داشتن دسترسی، ازجمله قابلیت‌هایی است که با یکپارچگی کانال‌های ارتباطی در دانشگاه قرآن و حدیث بکار می‌رود. جناب آقای پورمحمدی براین باور است که: "سیستم مدیریت ارتباط با دانشجویان، امکان یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها را قادر ساخته است. یکی از از این نرم‌افزارها، callSys است که محصول ارزشمندی بوده و شاید بتوان این‌گونه گفت که در یکپارچه‌سازی مرکز تماس تلفنی با CRM نظیر ندارد."

طراحی و پیاده‌سازی پورتال دانشجویان

با همکاری مشترک شرکت سامانه‌های مدیریت و دانشگاه قرآن و حدیث، امکان مشاهده کلیه‌ی فرآیندها و ارسال درخواست به دانشگاه توسط دانشجویان، امکان‌پذیرشده است. به‌طوری‌که دانشجویان دانشگاه قرآن و حدیث می‌توانند در هر لحظه، با ورود به پورتال از وضعیت درخواست‌های خود مطلع شده و از این طریق با کارشناسان دانشگاه در تعامل باشند. پورتال دانشجویان دانشگاه قرآن وحدیث در یکپارچگی کامل با نرم افزار مدیریت ارتباط با دانشجویان، با قابلیت پویا طراحی و پیاده‌سازی شده است و قابلیت ارائه خدمات به دانشجویان به‌صورت خودکار را خواهد داشت.

سامانه های مدیریت از نگاه مدیران دانشگاه قرآن و حدیث

جناب آقای محمدجواد پورمحمدی

سامانه‌های مدیریت شرکتی است با تعامل مناسب در ارتباط با مشتری، دارای کارشناسان متخصص، با مهارت بالا و متعهد به انجام با کیفیت و سرعت خوب در امور محوله. با توجه به تجربه‌ی همکاری با شرکت سامانه‌های مدیریت، چنان‌چه به زمان قبل از انعقاد قرارداد برگردم، کماکان این شرکت، گزینه‌ی برتر برای اجرای پروژه خواهد بود.

جناب آقای محمدجواد پورمحمدی

مدیر توسعه فناوری دانشگاه قرآن و حدیث

رویکرد

سامانه‌های مدیریت مجموعه حرفه‌ای است که متعهد به رسالت سازمان خود می‌باشند و این یکی از نقاط قوت آنهاست.

محصولات

خوب و مطابق خواسته ما بود؛ به طوری‌که مواردی که مورد نیاز ما بود، به خوبی پیاده‌سازی شد.

نوآوری در ارائه خدمات

خوب گوش‌دادن به حرف مشتری و در نظر گرفتن تمام جوانب یک موضوع برای ارائه‌ی یک راهکار، یکی از خصلت‌های کلیدی شماست.

پشتیبانی

همه چیز مناسب و خوب بوده و در حالت کلی رضایت‌بخش است.

تخصص

عالی است؛ به طوری‌که کمتر شرکتی تا این حد به صورت تخصصی روی یک حوزه فعالیت دارد.

ارزش آفرینی

هزینه‌ای برای استفاده از CRM نداشتیم و در واقع سرمایه‌گذاری کرده‌ایم. به عبارت دیگر یک خرید رضایت‌بخش بوده است.

بالا