مدیریت وصول مطالبات

یکی از خردمندانه‌ترین جملاتی که در حوزه مدیریت کسب‌وکار مطرح است، این است که شما در واقع فروشی نداشته‌اید تا زمانی که پول ناشی از فروش قبلی به دست شما برسد.

فروش خوب و زیاد مهم است، اما این زمانی مطلوب سازمان است که پول ناشی از فروش در زمان موعد پرداخت شود. یکی از مسائل مهم در تکمیل چرخه فرآیند فروش، بازگشت ریالی مبالغ فاکتورهای فروش است. اگر نتوانید این امر را به انجام رسانید، شما باید مقدار بیشتری کار کنید، محصول بیشتری بفروشید یا سود بالاتری داشته باشید تا بتوانید آسیب‌های ناشی از این مشکل یعنی عدم نقد شدن یا دیر نقدشدن مطالبات را پوشش دهید.

هنگامی که یک سفارش در سازمان به‌وجود می‌آید، پیرو این سفارش تعهدات پرداختی نیز برای مشتری به‌وجود خواهد آمد، مدیریت کارآمد و اثربخش این پرداخت‌ها آن چیزی است که سیستم مدیریت وصول مطالبات به‌دنبال آن است.

عدم نقد شدن فاکتورهای فروش و حتی دیر نقدشدن مطالبات از مشتریان، روی سودآوری تاثیر منفی خواهد گذاشت و حتی ممکن است، مشکل بزرگ‌تر از این نیز شود و به ورشکسته‌شدن کسب‌وکار منجر شود. درست است که نمی‌توان از این مساله فرار کرد و گریزی از بدحسابی برخی مشتریان نیست و به هرحال بخشی از طبیعت کسب‌وکار است، اما اقداماتی هستند که شما می‌توانید با به‌کارگیری آن‌ها، خسارات ناشی از این مساله را کاهش دهید. در این جا قصد داریم برخی از این اقدامات را بیان کنیم:

•   حفظ و تقویت ارتباط با مشتری

با استفاده از نرم‌افزار‌های ارتباط با مشتری، سعی می‌شود تا همواره یک نمای کامل و واقعی از ارتباط با مشتری وجود داشته باشد. حفظ و تقویت ارتباط با مشتریان از بسیاری بندهای قانونی کارگشاتر است. در سطح مدیریت ارشد، مدیران میانی و حتی کارشناسان و کارمندان، سعی کنید که روابط دوستانه‌ای با مشتریان خود داشته باشید. این رویکرد بسیار مفید، اثربخش و تاثیرگذار است.

•   به‌کارگیری یک سیستم اثربخش وصول مطالبات

یک سیستم اثربخش وصول مطالبات، می‌بایست برطرف‌کننده‌ی تمامی دغدغه‌های مدیران سازمان دراین حوزه باشد. از جمله ویژگی‌های چنین سیستمی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

- امکان هدف‌گذاری برای تیم‌های خدمات و یا سایر واحد‌ها، تیم‌ها و اشخاص سازمان بر اساس میزان دریافت‌های ریالی؛ به عبارت دیگر امکان هدف‌گذاری سیستماتیک بر اساس میزان دریافت‌های ریالی یکی از مزایای قابل توجه این راهکار است.

- پیش‌بینی و محاسبه نرخ ورودی‌های مالی سازمان از سمت مشتریان در بازه‌های زمانی مختلف و مقایسه آن با تعهدات؛ به سادگی می‌توانیم ورودی‌های مالی سازمان از سمت مشتریان در بازه‌های زمانی مختلف را محاسبه و پیش‌بینی نماییم. محاسبه تعهدات پرداختی مشتری با پرداخت‌های واقعی صورت گرفته از دیگر مزایای این نرم‌افزار است.

- برآورد و محاسبه مجموع دریافت‌های مالی از یک مشتری در یک بازه زمانی مشخص؛ مرحله دریافت به سازمان این امکان را می‌دهد که ورودی‌های سازمان را بر اساس یک برآورد زمانی پیش‌بینی نموده و آن‌ها را مدیریت نمایید.

- امکان مقایسه دریافت‌های تعهد شده با دریافت‌های واقعی

-مدیریت حالات بسیار متفاوت پرداخت‌های مشتری که ممکن است بر اساس توافقات بسیار متنوعی باشد و یا حتی خارج از تعهدات از پیش‌توافق شده صورت گیرد.

- امکان ثبت ضمانت نامه‌های مربوط به سفارشات و ...

•   مدیریت ریسک و هزینه

مدیریت ریسک و هزینه در پروژه‌ها همواره از چالش‌های اساسی در مدیریت پروژه‌ها به شمار می‌رود. شناسایی ریسک‌ها و بررسی تأثیر آن‌ها در زمان و هزینه‌ی نهایی پروژه‌ها عامل مهمی در توجیه‌پذیر بودن یا نبودن اجرای پروژه‌ها می‌باشد. مدیریت ریسک سازمانی یک فرآیند مستمر با رویکردی جامع است که عدم قطعیت‌های موجود در تمامی سطوح سازمان را پوشش می‌دهد. این عدم قطعیت‌ها می‌توانند هم به صورت منفی و هم به صورت مثبت روی اهداف کلیدی سازمان اثرگذار باشند.

هنگامی که قراردادی را تحلیل و امکان‌سنجی می‌کنید، حتما یک سیستم مدیریت ریسک را در مورد عقد قرارداد با آن مشتری پیاده‌سازی کنید. ریسک‌های احتمالی در حوزه مالی را شناسایی کرده و آن‌ها را ارزیابی کنید.

•  پیش‌بینی بند یا ماده برای عدم پرداخت در موعد مقرر

یکی از مهم‌ترین اقداماتی که پیش از رویارویی با این مساله باید انجام دهید این است که هنگامی که قرارداد فروش محصول یا ارائه خدمات را با مشتری خود عقد می‌کنید، بندی را در قرارداد مندرج کنید که در صورت تاخیر در پرداخت، چه مکانیزمی فعال شده و حقوق شما استیفا می‌شود.

•   خودتان نباید دلیل تاخیر باشید

در داخل سازمان خود، صورت‌حساب را به سرعت صادر کنید.سیستم انبارداری، حسابداری فروش و بازرگانی شرکت، باید بلافاصله و همزمان با ارسال محصول و پس از حصول اطمینان از رسیدن کالا و تایید توسط مشتری، فاکتور را صادر کرده و تایید واحد دریافت مشتری را بگیرید.

•   فرآیند پیگیری را آغاز کنید

اولین مسئول به مرجع تصمیم گیرنده داخلی یا مدیر مرتبط باید اطلاع‌رسانی کند و با نظر ایشان به مشتری، اطلاع‌رسانی مبنی بر عدم وصول طلب در موعد مقرر داده شود. ارسال یک کپی از چک به مشتری، اولین اقدام در شروع تعامل با مشتری می تواند باشد.

سیستم پیگیری وصول مطالبات و رویکرد مناسب برای حل این مساله شامل توجه، پیگیری و اقدام است. طبیعی است که باید این مساله را جدی گرفته و به صورت مستمر پیگیر آن باشید. توجه داشته باشید که یک رویه گام به گام و تدریجی، نسبت به هر گونه اقدام عجولانه پیشرفت بهتری به همراه خواهد داشت.

ترجمه و تدوین: محمد حمیدیان، اسماعیل توسلی

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه‌های مدیریت