چالش های دورکاری؛ نکاتی برای مدیران و کارکنان

این روزها بسیاری از کشورهای جهان، درگیر ویروس کرونا (coronavirus) هستند و بسیاری از کسب و کارها نیز به صورت مستقیم و غیرمستقیم با چالشی جدی روبه‌رو شده‌اند.

در این بین متأسفانه، این ویروس در کشور ما به صورت بسیار نگران‌کننده‌ای فراگیر شده است. به همین دلیل عده‌ای خود را در خانه قرنطینه کرده‌اند و اولویت‌های زندگیشان را نیز تغییر داده‌اند. برخی سعی کردند با استفاده از روش‌های متنوع، اثرات منفی این ویروس را بر زندگی کاری و شخصی­شان به حداقل ممکن برسانند، عده‌ای نیز پا را فراتر گذاشته و سعی در تحقق شعار تبدیل تهدید به فرصت برآمده‌اند. برای مثال بسیاری از افراد که کارشان به صورت آنلاین هم قابل انجام است، سراغ دورکاری رفته‌اند و حتی برخی از سازمان‌ها، کارمندان خود را تشویق کرده‌اند تا کارها را در منزل پیگیری کنند.

کار در منزل یا به طور عام‌تر، دورکاری، راهکاری است که هم‌زمان پاسخگوی دو تهدید بزرگ است. به عبارت دیگر در وهله اول، دورکاری باعث رعایت یکی از مهم‌ترین توصیه‌های بهداشتی این روزها در جهت مقابله با به خطر افتادن جدی سلامت کارکنان است و در وهله دوم، می‌تواند پاسخگوی خطری باشد که سازمان‌ها در صورت توقف یا اختلال در کارهای روزانه پرسنل، با آن روبه‌رو خواهند شد. بنابراین چنین می‌توان گفت که یکی از راه‌های مؤثر برای حفظ توأمان سلامت کارکنان و جلوگیری از توقف کار در کسب‌وکارها، دورکاری است و این یعنی کارمندانی که به حضور در کنار همکاران و مدیران خود عادت داشتند، از این پس باید بکوشند انواع فعالیت‌های خود را از خانه مدیریت کنند.

تعریف دورکاری (Teleworking)

سازمان بین المللی کار برای دورکاری چنین تعریفی را ارائه داده است: «دورکاری شکلی از کار است که در محلی دورتر از اداره مرکزی انجام می‌شود و بدین ترتیب کارگر یا کارمند را از ارتباط شخصی با همکارانش جدا می‌کند و فناوری نوین نیز از طریق تسهیلات ارتباطی، موجب این جدایی می‌شود.» کمیسیون اروپایی دورکاری، کار از راه دور را استفاده از رایانه‌ها و ارتباطات راه دور به منظور تغییر موقعیت جغرافیایی محل کار و انجام وظایف شغلی تعریف می‌کند.

مزایا و چالش های دورکاری

دورکاری، مزایایی را برای کارکنان، سازمان و جامعه به همراه داشته و به منظور غلبه بر برخی از چالش های سازمانی و فردی، ایجاد شده است.

دورکاری برای افراد، موجب مزایایی مانند توانایی ایجاد تعادل بین کار و زندگی، افزایش استقلال، ساعات کاری انعطاف‌پذیر، کاهش زمان و هزینه‌های سفر می‌شود. همچنین دورکاری امکان سازمان‌دهی بهتر زمان کاری برای کارکنان را فراهم می‌کند. محققان معتقدند که، دورکاری سبب افزایش کارایی کارکنان شده و این رویکرد، بخشی از برنامه‌های رفاه فراهم شده سازمان برای کارکنان است.

برای سازمان نیز، دورکاری دارای مزایایی همانند افزایش انگیزش، انعطاف‌پذیری و امکان دسترسی به گروه‌های خاص جمعیت شناختی، بهره‌وری بالاتر، کاهش بی‌نظمی و بهبود تصویر سازمانی است.

مزایای دورکاری برای جامعه را نیز می‌توان کاهش سفرهای درون شهری، کاهش آلودگی هوا، فراهم آوردن فرصت کار برای بانوان یا ناتوانان، صرفه‌جویی در مصرف انرژی و کمک به حفظ محیط زیست دانست.

دورکاری، اثرات منفی نیز به همراه داشته و هر دو گروه کارکنان و مدیران در مورد اثرات منفی بالقوه کار به دور از دفتر مرکزی، ابزار نگرانی کرده‌اند. چالش های اصلی افراد در دورکاری شامل، احساس جداشدگی از جامعه، عدم توانایی جداسازی مرز بین کار و زندگی، مشکلات خودنظمی و نبود حمایت حرفه‌ای است.

چالش های سازمانی دورکاری را می‌توان مدیریت دشوار دورکاران، هزینه تجهیزات و مسائل امنیتی دانست. همچنین یکی دیگر از این چالش ها، مقاومت فرهنگی و نوع نگرش به دورکاری است. عدم تشخیص نیازها به تغییرات، هماهنگی دورکاران، هزینه نگه‌داشت برنامه دورکاری و کنترل دورکاران نیز از جمله چالش های قابل توجه به شمار می‌آید.

اثرات دورکاری

دورکاری بر روی سازمان، عملیات، کارایی سازمانی، ذی‌نفعان خارجی و جنبه‌های زندگی کارکنان، اثرگذار است. دورکاری، سازمان و کارکنان را تحت تأثیر قرار داده و می‌تواند تعهد، وفاداری کارکنان، رضایت شغلی و تصمیم متقاضی برای پیوست به سازمان را به طور مثبت تحت تأثیر قرار دهد.

دورکاری، توانایی کارکنان برای به اشتراک گذاری دانش را به طور منفی تحت تأثیر قرار می‌دهد. همچنین می‌توان گفت که با وجود حمایت دورکاری از به اشتراک گذاری دانش صریح، امکان انتقال دانش ضمنی وجود نداشته و این موضوع به دلیل آن است که، توانایی به اشتراک گذاری دانش ضمنی، تنها در تعاملات چهره به چهره میسر بوده و در دورکاری ملاقات‌های حضوری محدود است.

دورکاری می‌تواند اثرات مثبت یا منفی بر فرهنگ سازمانی داشته باشد و این موضوع به میزان پذیرش دورکاری در فرهنگ سازمانی برمی‌گردد. ممکن است دورکاری، مانع از اجرای شبکه‌های غیررسمی و فرایند جامعه پذیری شود و این موضوع نکته منفی در فرهنگ سازمانی به حساب می‌آید. در نهایت نیز می‌توان گفت که اجرای ضعیف برنامه‌های دورکاری سبب تضعیف فرهنگ سازمانی می‌شود.

چگونگی ارزیابی عملکرد دورکاران و برنامه‌های دورکاری

ارزیابی عملکرد دورکاران، از ارزیابی عملکرد سایر کارکنان دشوارتر است. اما می‌توان گفت که برای رفع این مشکل، سازمان‌ها می‌توانند از معیارهای عینی برای ارزیابی عملکرد استفاده کنند. همچنین آن‌ها می‌توانند از روش مدیریت بر مبنای اهداف برای ارزیابی عملکرد دورکاران استفاده کنند. این روش ارزیابی عملکرد عینی، به دورکاران درک روشنی از وظایف و نقش‌های شغلی داده و سبب تسهیل عملکرد ارزیابی برای مدیران می‌شود. در مورد اثر دورکاری بر توانایی نظارت مدیران بر کارکنان نیز می‌توان گفت که، دورکاری توانایی نظارت مدیران بر کارکنان را کاهش داده و کنترل دورکاران یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران محسوب می‌شود.

مرحله پایانی دورکاری، اداره و ارزیابی برنامه دورکاری است. مدیریت برنامه دورکاری باید شامل تنظیم انتظارات، اندازه‌گیری و ارزیابی باشد. پس از ارزیابی دورکاران، نوبت ارزیابی برنامه دورکاری است و این ارزیابی‌ها باید بر مبنای اهداف و انتظارات برنامه باشد. معمولا مبنای ارزیابی برنامه‌های دورکاری از دیدگاه سازمان، شامل سنجش بهره‌وری، هزینه‌های عملیاتی، روحیه کارکنان، کارمندیابی و نگه داشت کارکنان است. وضعیت روحیه کارکنان، کارمندیابی و نگه داشت افراد از راه پرسشنامه، گروه‌های کانونی و بررسی نرخ جابجایی بررسی می‌شود.

برخی از عوامل اثرگذار بر اجرای موفق دورکاری

• توانایی مدیران برای تسهیل فرصت‌های برابر برای دورکاران
• افزایش حمایت مدیران از دورکاران
• قابلیت ارزیابی و کنترل دورکاران توسط مدیران
• تخصیص منابع لازم قبل از اجرای دورکاری
• آموزش مدیران به منظور حمایت از دورکاران
• مشخص بودن وظایف دورکاران
• عدم ابهام در وظایف
• سیستم ارزیابی عملکرد مناسب دورکاری
• تعیین استانداردهای ارتباطی لازم برای دورکاران
• ایجاد ارتباط بین ابتکارات دورکاری با اهداف و مأموریت سازمان
• انتخاب کارکنان با انگیزه و با مهارت برای دورکاری و همچنین در نظر گرفتن آموزش‌هایی برای آنان

پنج مشخصه اصلی برای دورکاران موفق

1) توانایی ایجاد تمایز بین کار و زندگی

2) انجام کار بدون نیاز به سرپرستی و مراقبت

3) غلبه بر محدودیت‌ها (احساس جداشدگی اجتماعی)

4) توانایی سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی

5) نیاز به استقلال و عدم وابستگی

(منبع: کتاب مدیریت الکترونیک منابع انسانی، تألیف مرجان فیاضی- زهرا افشار)

توصیه‌هایی جهت تبدیل اتاق خواب به محلی برای دورکاری

میز کارتان را در جهت مناسبی قرار دهید (به طرف دیوار یا پنجره می‌تواند گزینه خوبی باشد). ترجیحا از صندلی‌های کاری و اداری استفاده کنید. سعی کنید که یک فضای کار اختصاصی برای خود ایجاد نمایید، اگر اتاق شخصی دارید که چه بهتر و اگر به چنین اتاقی دسترسی ندارید، هر جای خانه را می‌توانید تبدیل به قلمرو خود کنید. تا حد امکان، فضایی را که برای مقر کاری خودتان انتخاب می‌کنید، دور از تلویزیون جانمایی نمایید.

به خانواده خود توضیح دهید که درگیر کار هستید و برای آنکه بتوانید تمرکز خودتان را روی کارتان بگذارید و سر و صدا و صحبت‌های آنان حواستان را پرت نکند، از هدفون‌هایی استفاده کنید که مانع رسیدن صداهای بیرونی به شما شوند. سعی کنید برای صرف نهار یا هر میان وعده دیگری، دائم از جای خود بلند نشوید و وسایل را در کنار خود مهیا سازید.

انسان‌های درونگرا به راحتی در محیط کار خانه هم می‌توانند برای خود فضای کار حرفه‌ای ایجاد کنند اما اگر آدم برونگرایی هستید، شاید بهتر باشد که حتما در یک اتاق مجزا باشید و چند ساعتی را با دیگران تعامل برقرار نکنید تا زمانی که وقت استراحت‌تان برسد.

تصورات اشتباه در مورد دورکاری

1) کارمندان در برقراری ارتباط مشکل دارند

کارمندان دورکار در جلسات حضوری حاضر نیستند و شاید در جلسات انگیزشی هفتگی نیز شرکت نکنند اما برای آن‌ها هماهنگی و ایجاد ارتباط در تیم‌های خود اهمیت بیشتری دارد. ارتباطات ویدئویی بهترین راه ارتباطی است زیرا دو انسان در روبه‌روی هم قرار می‌گیرند. همچنین خلاقیت در ایجاد این ارتباط بالا می‌رود و از آنجا که کارمندان دورکار مبتکرتر هستند، تلاش بیشتری می‌کنند تا با اعضای تیم ارتباط بگیرند.

2) کارمندان دورکار باید همیشه آماده به کار باشند

این یک ترس مشترکی است که بین کارمندان و کارفرمایان برای دورکاری وجود دارد. بسیاری از کارفرمایان نیروی خود را همیشه در دسترس می‌خواهند و در مقابل کارمندان نیز این حس را دارند که با دورکاری،‌ کار آن‌‌ها چندین برابر می‌شود. برای حل این مشکل نیز بهتر است یک توافقی بین طرفین انجام گیرد و حتی زمان‌‌هایی که کارمند باید در دسترس باشد، تعیین شود تا انعطاف‌پذیری به بیشترین حد خود برسد.

3) کارمندان دورکار در واقع، کار نمی‌کنند

یکی از تصورات اشتباهی که نسبت به دورکاری وجود دارد این است که اکثر افراد تصور می‌کنند که فرد دورکار ساعت‌ها در خواب است و کار نمی‌کند. این به طرز بسیار ساده‌ای یک تفکر اشتباه است. بسیاری از افراد دورکار صبح پس از بیدار شدن، ورزش می‌کنند و بسیاری دیگر نیز، صبح خود را برای انجام دادن کارها آماده می‌کنند.

ابزارهای مفید جهت دورکاری

نرم‌افزار AnyDesk

به وسیله این نرم افزار می‌توانید سیستم‌های دسکتاپ را از راه دور و از طریق اینترنت کنترل کنید. این روش برای مواقعی که امکان حضور در محل کار وجود ندارد یا در شرایط فعلی، یکی از راهکارهای مناسب برای بهره‌وری حداکثری در حالت دورکاری به حساب می‌آید.

ترلو (Trello)

در این نوع شرایط که امکان ارتباط نزدیک با همکاران و مدیر خود را ندارید، ترلو این امکان را می‌دهد که وظایف هر فرد را به‌طور جداگانه برای او تعریف کنند و تا حد ممکن برقراری تماس، ارسال پیامک یا چت کردن را کاهش دهد.

اسلک (slack)

اسلک slack را می‌توان یک چت روم برای کل اعضای یک گروه است. اسلک قادر است همه چیز را متمرکز کند و البته کمک می‌کند تا کمی هوشمندانه‌تر با هم کار کنید.

اسکایپ (skype)

تفاوتی که اسکایپ با دیگر سرویس‌های تماس تصویری داشته و دارد، این است که اسکایپ عموما برای تماس‌های رسمی و کاری استفاده می‌شود و هم اکنون بسیاری از شرکت‌ها در سراسر دنیا تماس‌های تصویری خود را با استفاده از این سرویس انجام می‌دهند.

یکی از قابلیت‌هایی که این برنامه را در مقایسه با دیگر اپلیکیشن‌های تماس اینترنتی متمایز می‌کند، امکان برقرار تماس تصویری گروهی است که تا 50 کاربر را به صورت هم‌زمان پشتیبانی می‌کند. مطمئنا در شرایط کنونی کشور، استفاده از چنین سرویس به جای برگزاری جلسات حضوری چند نفره می‌تواند احتمال مبتلا شدن افراد به ویروس کرونا را کاهش دهد و از طرفی هم برگزاری جلسات را برای اعضای شرکت امکان‌پذیر کند.

آن روی دیگر سکه!

به عقیده بسیاری از کارشناسان و تحلیلگران فعال در حوزه فناوری، شیوع گسترده ویروس خطرناک کرونا در جهان می‌تواند عامل محرکی برای لزوم توسعه زیرساخت‌های لازم جهت راه‌اندازی و برقراری شبکه 5G باشد و بدین ‌ترتیب بسیاری از کشورهای درگیر به فکر توسعه هرچه سریع‌تر این نسل جدید و پُر سرعت از شبکه اینترنت همراه بیفتند. از قابلیت‌های نسل پنجم شبکه اینترنت 5G می‌توان به سرعت بسیار بالا، تماس صوتی با کیفیت، ظرفیت بالاتر، پایداری بالا، تأخیر بسیار کم و بهره‌مندی از قابلیت واقعیت مجازی و افزوده اشاره کرد.

دورکاری یک شیوه‌ی کاری است که به افراد حرفه‌ای این اجازه را می‌دهد تا خارج از یک مکان اداری به کار کردن بپردازند. بر اساس این مفهوم که، برای انجام درست کارها، به یک مکان مشخص نیاز ندارید. بسیاری از افراد بر این عقیده‌اند که دورکاری، آینده بسیاری از مشاغل است اما آن ‌چیزی که در حال رخ دادن است این است که امروزه نیز بسیاری از مشاغل به این سمت رفته‌اند.

حرفه‌ای باشید و تجربیات و آموخته‌هایتان را با دیگر اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید تا بیشتر بتوانید به آن الگویی که باید از دورکاری کارتان برسید دست پیدا کنید. حتی اگر درونگرا هستید، بهتر است در این مواقع سطح ارتباطات خودتان را افزایش دهید. این در جهت پیدا کردن حس خوب کارفرمایان به شما تاثیرات زیادی خواهد داشت.

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه های مدیریت