اطلاعات نیز هم‌چون هر وسیله‌ای ممکن است غیرقابل استفاده باشد. هر پایگاه داده‌ای بعداز گذشت زمانی خاص، از میزان دقت آن کاسته شده و به ناچار غیرقابل استفاده خواهد شد. معمولا با گذشت زمان اگرچه به کندی ولی قطعا پایگاه داده غیرقابل استفاده شده، هزینه‌ی زمان و تلاش افراد افزایش یافته و فرصت‌ها از دست خواهد رفت.
برای این‌که داده‌ها واطلاعات شما همواره مفید باشد، پایگاه داده‌ی شما لازم است تا به طور منظم مورد بررسی قرار گیرد و به‌دنبال حذف اشتباهات، داده‌های کپی‌شده و اطلاعات منسوخ‌شده باشد. در حالت ایده‌آل شما می‌توانید این کار را به عنوان بخشی از کارهای روزانه‌ی خود انجام دهید و یا این‌که می‌توانید پایگاه داده‌ی خود را طبق برنامه‌ی زمانی مشخص، اسکن کرده و در فواصل مشخصی، بررسی نمائید. اما این‌که آیا شما این کار را به طور مستمر انجام می‌دهید یا به‌صورت برنامه‌ا‌‌ی خاص، به فهرست اسامی شما، آدرس، مخاطبین، تاریخچه‌ی مخاطبین بستگی داشته و لازم است در صورت حفظ سطح بالایی از بهره‌وری، پایگاه داده بررسی و درصورت لزوم در شرایط خاص اصلاح شود.
